Inhalte konvertieren

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Betriebssystem: Windows

empower® Add-in: Slides

Die Konvertierung von Inhalten in Ihrer Präsentation kann hilfreich sein, wenn Folien auf unterschiedlichen Master-Vorlagen basieren oder wenn Folien bzw. die gesamte Präsentation auf einer veralteten Master-Vorlage basieren.

Um Ihre Folien zu vereinheitlichen oder um Ihre Präsentation auf eine neue Master-Vorlage zu aktualisieren, können Sie die Konvertierungsfunktion von empower® verwenden.

Mit dieser Funktion können Sie Ihre Folien auf Master-Vorlagen konvertieren, die in der empower® Bibliothek gespeichert sind. Durch die Konvertierung Ihrer Folien auf eine Master-Vorlage aus der Bibliothek stellen Sie sicher, dass Ihre Präsentation dem Corporate Design entspricht.

Während der Konvertierung passt empower® Ihre Folien automatisch an das Corporate Design an, entfernt unerwünschte Layouts und korrigiert Fußnoten.

Sie können empower® entweder automatisch die passende Master-Vorlage auswählen lassen oder selbst eine Vorlage aus der empower® Bibliothek wählen.

Wichtig

Die Genauigkeit und Qualität der Konvertierungsergebnisse hängen maßgeblich von der korrekten Verwendung von PowerPoint-Master-Layouts und integrierten Funktionen ab.

Folien, die von den Standard-Layouts abweichen oder stark manuell formatiert wurden, werden möglicherweise nicht wie erwartet konvertiert. Daher kann nach der Nutzung der Funktion Konvertieren eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich sein, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Anmerkung

Wenn der Inhalt in Textfeldern in dem Ausgangs- und Ziel-Master unterschiedlich definiert sind, kann es vorkommen, dass der Freitext in Textfeldern automatisch in Aufzählungen konvertiert wird oder umgekehrt.

Dieses Verhalten hängt von der Einrichtung der Textfelder auf der primären Folie in den beiden Master-Vorlagen ab.

Standard-Konvertierungseinstellungen

Um Ihre Standard-Konvertierungseinstellungen anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie im empower® Ribbon zur Gruppe Umgestalten.

  2. Klicken Sie auf den Button Konvertieren (Abbildung 1, „Button Konvertieren“).

    Ein Drop-Down-Menü öffnet sich.

Abbildung 1. Button Konvertieren

Button Konvertieren

  1. Klicken Sie in dem Drop-Down-Menü auf die Option Konvertierungs-Einstellungen (Abbildung 2, „Option Konvertierungs-Einstellungen “).

    Ein Dialogfenster öffnet sich.

Abbildung 2. Option Konvertierungs-Einstellungen

Option Konvertierungs-Einstellungen

  1. Wählen Sie in dem Dialogfenster die Voreinstellungen, die Sie während der Konvertierung anwenden möchten.

    1. Die folgenden Optionen sind verfügbar (Abbildung 3, „Voreinstellungen für Konvertierung“):

      Basis – Wendet die Master-Vorlage auf Ihre Folien oder Ihre Präsentation an.

      Medium – Wendet die Master-Vorlage auf Ihre Folien oder Ihre Präsentation an, entfernt alte Folienlayouts aus der Folienauswahl und passt die Größe der Inhalte an, wenn sich die Foliengröße ändert.

      Alle – Wendet die Master-Vorlage auf Ihre Folien oder Ihre Präsentation an, entfernt alte Folienlayouts aus der Folienauswahl und passt die Größe der Inhalte an, wenn sich die Foliengröße ändert. Nach der Konvertierung wird automatisch ein Corporate Design Check ausgeführt.

Abbildung 3. Voreinstellungen für Konvertierung

Voreinstellungen für Konvertierung

  1. Wenn Sie mehr benutzerdefinierte Änderungen an den Konvertierungseinstellungen vornehmen möchten, klappen Sie die Konvertierungsoptionen aus (Abbildung 4, „Konvertierungsoptionen“).

    Für weitere Informationen zu den einzelnen Konvertierungseinstellungen siehe Verfügbare Konvertierungseinstellungen.

    1. Um eine der Einstellungen auszuwählen, setzen Sie den Haken neben der jeweiligen Einstellung.

      Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Set an Konvertierungseinstellungen auswählen, wird keine der Voreinstellungen ausgewählt.

      Wenn Sie ein Set aus Konvertierungseinstellungen auswählen, das mit einer Voreinstellung übereinstimmt, wird die Voreinstellung automatisch ausgewählt.

Abbildung 4. Konvertierungsoptionen

Konvertierungsoptionen

  1. Um dieses Dialogfenster jedes Mal anzuzeigen, wenn Sie die Konvertierungsfunktion verwenden, setzen Sie den Haken für Nutzerdialog jedes Mal anzeigen (Abbildung 5, „Option Nutzerdialog jedes Mal anzeigen“).

    Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Sie jedes Mal, wenn Sie die Konvertierungsfunktion verwenden, Änderungen an den Konvertierungseinstellungen vornehmen.

    Wenn nicht, verwendet empower® immer die Standardeinstellungen, die Sie gerade gesetzt haben.

Abbildung 5. Option Nutzerdialog jedes Mal anzeigen

Option Nutzerdialog jedes Mal anzeigen

  1. Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf den Button OK (Abbildung 6, „Button OK für Standard-Konvertierungseinstellungen“).

Abbildung 6. Button OK für Standard-Konvertierungseinstellungen

Button OK für Standard-Konvertierungseinstellungen

Anmerkung

Das Layout-Mapping wird von Ihren empower® Administratoren erstellt. Layouts und Platzhalter von verschiedenen Mastern werden einander zugeordnet. Auf dieser Grundlage werden Layouts und Platzhalter besser erkannt, was zu bedeutenden Vorteilen beim Konvertierungsprozess führt.

Anmerkung

Für weitere Informationen zum empower® Corporate Design Check siehe empower® Corporate Design Check.

Verfügbare Konvertierungseinstellungen

Die folgenden Konvertierungseinstellungen sind verfügbar:

  • Design Check ausführen und alle Fehler automatisch beheben – Wenn eine Folie konvertiert wird, wird während der Konvertierung automatisch ein Corporate Design Check ausgeführt und alle Fehler werden automatisch korrigiert.

  • An den Arbeitsbereich anpassen, wenn sich die Foliengröße ändert – Wenn sich der Arbeitsbereich in dem neuen Master von dem des vorherigen Masters unterscheidet, werden Inhalte, die über den Arbeitsbereich hinausreichen, angepasst, damit sie in den neuen Arbeitsbereich passen.

  • Kein Auto-Fit bei Elementen am Folienrand – Wenn Sie sich dazu entschieden haben, die Inhalte an den Arbeitsbereich anzupassen, werden Elemente am Rand der Folie während dieses Vorgangs nicht angepasst.

  • Elemente, die außerhalb der Folie liegen, bei der Konvertierung ignorieren – Wenn Sie sich dazu entschieden haben, die Inhalte an den Arbeitsbereich anzupassen, werden Elemente außerhalb der Folie während dieses Vorgangs ignoriert.

  • Erweitertes Layout-Mapping anwenden – Wenn Ihre empower® Administratoren ein Layout-Mapping für den alten und neuen Master eingerichtet haben, wird dieses erweiterte Layout-Mapping verwendet, um bei der Konvertierung genauere Ergebnisse zu erreichen. Selbst, wenn Ihre Administratoren kein Layout-Mapping eingerichtet haben, hat diese Einstellung keinerlei negativen Einfluss auf die Konvertierung.

Inhalte ohne Master-Auswahl konvertieren

Um bestimmte Folien zu konvertieren, ohne selbst eine Master-Vorlage auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die zu konvertierenden Folien aus.

  2. Navigieren Sie im empower® Ribbon zur Gruppe Umgestalten.

  3. Klicken Sie auf den Button Konvertieren.

    Ein Drop-Down-Menü öffnet sich.

  1. Klicken Sie im Drop-Down-Menü auf die Option Ausgewählte Folien (Abbildung 7, „Option Ausgewählte Folien“).

Abbildung 7. Option Ausgewählte Folien

Option Ausgewählte Folien

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, den Nutzerdialog bei jeder Konvertierung anzuzeigen, öffnet sich das Dialogfenster. Dort können Sie die Konvertierungseinstellungen anpassen. Diese Änderungen gelten nur für die aktuelle Konvertierung. Die Standardeinstellungen werden nicht geändert.

Klicken Sie dann auf den Button OK (Abbildung 8, „Button OK für Konvertierungseinstellungen“).

Wenn diese Einstellung nicht aktiviert wurde, beginnt die Konvertierung sofort.

Ihre ausgewählten Folien werden konvertiert.

Abbildung 8. Button OK für Konvertierungseinstellungen

Button OK für Konvertierungseinstellungen

Um die gesamte Präsentation zu konvertieren, klicken Sie in dem Drop-Down-Menü auf die Option Präsentation (Abbildung 9, „Option Präsentation“).

Abbildung 9. Option Präsentation

Option Präsentation

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, den Nutzerdialog bei jeder Konvertierung anzuzeigen, öffnet sich das Dialogfenster. Dort können Sie die Konvertierungseinstellungen anpassen. Diese Änderungen gelten nur für die aktuelle Konvertierung. Die Standardeinstellungen werden nicht geändert.

Klicken Sie dann auf den Button OK.

Wenn diese Einstellung nicht aktiviert wurde, beginnt die Konvertierung sofort.

Ihre gesamte Präsentation wird konvertiert.

Wichtig

Wenn eine Folie ein Chart enthält, das mit empower® Charts erstellt wurde und mit Excel verlinkt ist, werden alle Excel-Links entfernt.

Sie können jedoch alle Excel-Links wiederherstellen, indem Sie den Button Präsentation erneut einlesen im Excel-Link-Manager verwenden.

Weitere Informationen zum Excel-Link-Manager finden Sie in unserem Handbuch zu empower® Charts.

Konvertierungsverhalten

Der Konvertierungsprozess hängt von Ihren persönlichen Einstellungen und den unternehmensweiten Master-Vorgaben ab:

  • Basieren die ausgewählten Folien auf verschiedenen Master-Vorlagen, wird die erste empower® Master-Vorlage aus der Folienübersicht auf alle anderen Folien angewendet.

  • Stammt keiner der verwendeten Master aus der empower® Bibliothek, wird Ihr persönlicher Standard-Master (falls definiert) oder der Unternehmensstandard auf alle Folien angewendet.

  • Wurde nur ein Master verwendet und dieser stammt nicht aus der empower® Bibliothek, wird ebenfalls Ihr persönlicher Standard-Master (falls definiert) auf alle Folien angewendet.

    Wenn Sie keinen persönlichen Standard festgelegt haben, wird der Unternehmensstandard auf alle Folien angewendet.

  • Existieren weder ein persönlicher noch ein unternehmensweiter Standard, aber es gibt nur eine Master-Vorlage in der empower® Bibliothek, wird diese automatisch auf alle Folien angewendet.

  • Existieren weder ein persönlicher noch ein unternehmensweiter Standard, es gibt aber mehrere Master-Vorlagen in der empower® Bibliothek, öffnet sich der Seitenbereich auf der rechten Seite Ihres PowerPoint-Fensters und Sie können Ihre bevorzugte Vorlage selbst auswählen.

Anmerkung

Die Optionen Ausgewählte Folien und Präsentation können verwendet werden, wenn es mehrere Master-Vorlagen in Ihrer Folienauswahl gibt oder wenn Ihr aktueller Master nicht aus der empower® Bibliothek stammt. In diesem Fall wird der passendste Master automatisch angewandt.

Wenn Ihre Folienauswahl nur eine Master-Vorlage enthält, die zusätzlich aus der empower® Bibliothek stammt, wird es keine Änderungen geben, da während der Konvertierung derselbe Master angewandt wird.

Sie können überprüfen, ob Ihre Präsentation mehrere Master-Vorlagen enthält, indem Sie die Layout-Übersicht öffnen (Button Folie – Option Layout).

Wenn Sie eine Präsentation, die bereits auf einem empower® Master basiert, zu einer anderen Master-Vorlage aus der empower® Bibliothek konvertieren möchten, wählen Sie die Option Wähle Vorlage… aus.

Für weitere Informationen siehe Inhalte mit Master-Auswahl konvertieren.

Anmerkung

Für weitere Informationen zu Standard-Mastern siehe Standard-Master definieren.

Inhalte mit Master-Auswahl konvertieren

Wenn Sie die Folien in Ihrer Präsentation zu einem bestimmten Master konvertieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die zu konvertierenden Folien aus.

    Wenn Sie die gesamte Präsentation konvertieren möchten, überspringen Sie diesen Schritt.

  2. Navigieren Sie im empower® Ribbon zur Gruppe Umgestalten.

  3. Klicken Sie auf den Button Konvertieren.

    Ein Drop-Down-Menü öffnet sich.

  1. Klicken Sie in dem Drop-Down-Menü auf die Option Wähle Vorlage… (Abbildung 10, „Option Wähle Vorlage…“).

    Der Seitenbereich öffnet sich im Bereich Master Templates.

Abbildung 10. Option Wähle Vorlage…

Option Wähle Vorlage…

  1. Wählen Sie im Seitenbereich die Master-Vorlage aus, die Sie für die Konvertierung verwenden möchten.

  2. Klicken Sie dann entweder auf den Button Präsentation (Abbildung 11, „Buttons Präsentation und Folie(n)“ (1)), um die gesamte Präsentation zu konvertieren, oder auf den Button Folie(n) (Abbildung 11, „Buttons Präsentation und Folie(n)“ (2)), um die ausgewählten Folien zu konvertieren.

Abbildung 11. Buttons Präsentation und Folie(n)

Buttons Präsentation und Folie(n)

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, den Nutzerdialog bei jeder Konvertierung anzuzeigen, öffnet sich das Dialogfenster. Dort können Sie die Konvertierungseinstellungen anpassen. Diese Änderungen gelten nur für die aktuelle Konvertierung. Die Standardeinstellungen werden nicht geändert.

Klicken Sie dann auf den Button OK.

Wenn diese Einstellung nicht aktiviert wurde, beginnt die Konvertierung sofort.

Ihre Auswahl wird konvertiert.

Wichtig

Wenn eine Folie ein Chart enthält, das mit empower® Charts erstellt wurde und mit Excel verlinkt ist, werden alle Excel-Links entfernt.

Sie können jedoch alle Excel-Links wiederherstellen, indem Sie den Button Präsentation erneut einlesen im Excel-Link-Manager verwenden.

Weitere Informationen zum Excel-Link-Manager finden Sie in unserem Handbuch zu empower® Charts.

Anmerkung

Für weitere Informationen zu den Master-Einstellungen siehe Master-Einstellungen.

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