Unternehmensverwaltung

Verfügbar ab Version: -

Betriebssystem: Windows

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Als empower® Administrator haben Sie Zugriff auf die Unternehmens- und Standortverwaltung in empower® für Outlook.

Die Daten aus der Unternehmens- und Standortverwaltung werden verwendet, um Dokumente auszufüllen und Signaturen zu erstellen.

In Outlook rufen Sie die Option Unternehmen auf, indem Sie auf den unteren Teil des Split-Buttons Signaturen verwalten klicken (Abbildung 1, „Option Unternehmen in Outlook“).

Abbildung 1. Option Unternehmen in Outlook

Option Unternehmen in Outlook

Anmerkung

Wenn ein anderer Benutzer gerade in der Unternehmensverwaltung arbeitet, öffnet sich ein Dialogfenster (Abbildung 2, „Dialogfenster für zeitgleiches Arbeiten“).

Abbildung 2. Dialogfenster für zeitgleiches Arbeiten

Dialogfenster für zeitgleiches Arbeiten

Sie können nicht gleichzeitig in der Unternehmensverwaltung arbeiten.

Unternehmen verwalten

In der Unternehmensverwaltung sehen Sie auf der linken Seite alle bestehenden Unternehmen.

Wenn Sie ein Unternehmen aus der Liste ausgewählt haben, werden die Unternehmensdaten auf der rechten Seite angezeigt.

Ein neues Unternehmen anlegen

Um ein neues Unternehmen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf den Button Unternehmen anlegen (Abbildung 3, „Button Unternehmen anlegen“).

Abbildung 3. Button Unternehmen anlegen

Button Unternehmen anlegen

  1. Geben Sie den Anzeigenamen für das Unternehmen ein (Abbildung 4, „Unternehmen hinzufügen“ (1)).

  2. Wählen Sie die Rechtsform aus (Abbildung 4, „Unternehmen hinzufügen“ (2)).

  3. Klicken Sie auf den Button Anwenden (Abbildung 4, „Unternehmen hinzufügen“ (3)),

    Auf der rechten Seite erscheinen die leeren Unternehmensfelder.

Abbildung 4. Unternehmen hinzufügen

Unternehmen hinzufügen

  1. Um ein Logo hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Logo auswählen (Abbildung 5, „Unternehmensfelder“ (1)).

  2. Wählen Sie das Logo aus, das Sie verwenden möchten.

  3. Füllen Sie dann alle Unternehmensfelder aus (Abbildung 5, „Unternehmensfelder“ (2 + 3)).

    Die Unternehmensfelder unterscheiden sich abhängig von der von Ihnen ausgewählten Rechtsform.

Abbildung 5. Unternehmensfelder

Unternehmensfelder

  1. Klicken Sie je nach Feldtyp auf den Button Bearbeiten oder tippen Sie direkt im Eingabefeld.

    Wenn Sie auf den Button Bearbeiten klicken, öffnet sich ein Dialogfenster (Abbildung 6, „Werte hinzufügen“).

    1. Klicken Sie hier in das Feld Zum Einfügen eines neuen Elements hier klicken.

    2. Geben Sie den Wert ein, den Sie hinzufügen möchten, und drücken Sie Enter.

      Wenn Sie mehrere Werte hinzufügen, können Sie die Anzeigereihenfolge mithilfe der beiden Pfeil-Symbole ändern.

    3. Klicken Sie dann auf den Button OK.

Abbildung 6. Werte hinzufügen

Werte hinzufügen

  1. Um die Bankdaten des Unternehmens einzugeben, klicken Sie in das Feld Zum Einfügen eines Elements hier klicken (Abbildung 5, „Unternehmensfelder“ (3)).

    Die zu befüllenden Felder unterscheiden sich abhängig von der von Ihnen ausgewählten Rechtsform.

  2. Um das Unternehmen zu speichern, klicken Sie auf den Button OK.

    Alternativ können Sie damit fortfahren, einen Standort zum Unternehmen hinzuzufügen.

Wenn notwendige Felder nicht ausgefüllt wurden, können Sie das Unternehmen nicht speichern. Die jeweiligen Felder werden hervorgehoben.

Wichtig

Ein Unternehmen erfordert mindestens einen Standort. Wenn ein Unternehmen keinen Standort hat, wird es den Benutzern nicht angezeigt und die Benutzer können das Unternehmen beim Ausfüllen von Dokumenten nicht auswählen.

Anmerkung

Die verfügbaren Unternehmensfelder sind im Datenschema je nach Rechtsform und Standort vordefiniert und können nur im EAV-Editor geändert werden.

Anmerkung

Für weitere Informationen zum Arbeiten mit Logos siehe Mit Logos in Vorlagen arbeiten.

Für weitere Informationen zur Erstellung von Dokumentvorlagen siehe Vorlagen-Assistent.

Unternehmen bearbeiten und löschen

Um den Namen oder die Rechtsform eines bestehenden Unternehmens zu ändern, wählen Sie das Unternehmen aus und klicken Sie auf das Stift-Symbol (Abbildung 7, „Stift-Symbol für Unternehmen“).

Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf den Button Anwenden.

Abbildung 7. Stift-Symbol für Unternehmen

Stift-Symbol für Unternehmen

Wenn Sie die Rechtsform eines Unternehmens ändern, öffnet sich ein Dialogfenster (Abbildung 8, „Dialogfenster bei Änderung der Rechtsform“).

Um den Vorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button Ja.

Abbildung 8. Dialogfenster bei Änderung der Rechtsform

Dialogfenster bei Änderung der Rechtsform

Um die Unternehmensdaten zu bearbeiten, wählen Sie das Unternehmen aus der Liste aus.

Auf der rechten Seite können Sie das Logo ändern und die Unternehmensfelder sowie die Bankdaten bearbeiten.

Um ein Unternehmen zu löschen, wählen Sie es aus der Liste aus und klicken Sie auf das X-Symbol (Abbildung 9, „X-Symbol für Unternehmen“).

Ein Dialogfenster öffnet sich.

Abbildung 9. X-Symbol für Unternehmen

X-Symbol für Unternehmen

Um den Vorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button Ja (Abbildung 10, „Dialogfenster zum Löschen eines Unternehmens“).

Abbildung 10. Dialogfenster zum Löschen eines Unternehmens

Dialogfenster zum Löschen eines Unternehmens

Um die Berechtigungen für das Unternehmen zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button Nutzerrechte für das aktuelle Unternehmen bearbeiten (Abbildung 11, „Button Nutzerrechte für das aktuelle Unternehmen bearbeiten“).

Ein Dialogfenster öffnet sich.

Abbildung 11. Button Nutzerrechte für das aktuelle Unternehmen bearbeiten

Button Nutzerrechte für das aktuelle Unternehmen bearbeiten

In diesem Dialogfenster können Sie Berechtigungen für andere Benutzer vergeben, entfernen oder ändern (Abbildung 12, „Berechtigungen“).

Abbildung 12. Berechtigungen

Berechtigungen

Wenn das Vererbungs-Symbol neben einem Benutzer angezeigt wird, wurden die Berechtigungen für diesen Benutzer über die Datenbank vergeben (Abbildung 13, „Vererbungs-Symbol“). Diese Berechtigungen können nicht über die Benutzeroberfläche geändert werden.

Daher sind die Berechtigungen und das Drop-Down-Menü ausgegraut.

Abbildung 13. Vererbungs-Symbol

Vererbungs-Symbol

Um der Liste einen Benutzer hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken sie auf den Button Berechtigungen hinzufügen (Abbildung 14, „Button Berechtigungen hinzufügen“).

Abbildung 14. Button Berechtigungen hinzufügen

Button Berechtigungen hinzufügen

  1. Geben Sie den Namen des Benutzers oder der Gruppe in die Suchleiste ein und drücken Sie Enter.

  2. Wählen Sie den jeweiligen Benutzer oder die jeweilige Gruppe aus.

  3. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen (Abbildung 15, „Benutzer hinzufügen“).

    Der Benutzer wird mit der Berechtigung Nur Lesen hinzugefügt.

Abbildung 15. Benutzer hinzufügen

Benutzer hinzufügen

Um die Berechtigung zu ändern, klappen Sie das Drop-Down-Menü aus und wählen Sie die Berechtigung aus, die Sie für den Benutzer oder die Gruppe vergeben möchten.

Um einen Benutzer oder eine Gruppe aus der Liste zu entfernen und damit auch seine Berechtigungen zu entfernen, wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus und klicken Sie auf den Button Berechtigungen entfernen.

Der Benutzer oder die Gruppe wird aus der Liste entfernt. Es ist keine Bestätigung notwendig.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Button Schließen.

Wichtig

Wenn Sie einem Benutzer die Berechtigungen Autor oder Administrator erteilen, muss der Benutzer zuvor auf der Datenbank als EAV Company Admin gesetzt worden sein.

Wichtig

Wenn Sie ein Unternehmen oder einen Standort löschen, werden Benutzer, die dieses Unternehmen oder den Standort als Standard gewählt haben, benachrichtigt.

Sie können dann ein neues Unternehmen als Standard auswählen.

Standorte verwalten

Um den Unternehmenseintrag auszuklappen und alle Standorte eines Unternehmens anzuzeigen, klicken Sie auf das Pfeil-Symbol neben dem Unternehmen.

Wenn Sie einen Standort ausgewählt haben, werden die Standortdaten auf der rechten Seite angezeigt.

Einen neuen Standort anlegen

Um einen neuen Standort anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie das Unternehmen aus, dem Sie einen Standort hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie dann auf den Button Standort anlegen (Abbildung 16, „Button Standort anlegen“).

Abbildung 16. Button Standort anlegen

Button Standort anlegen

  1. Geben Sie den Anzeigenamen für den Standort ein (Abbildung 17, „Standort hinzufügen“ (1)).

  2. Klicken Sie auf den Button Anwenden (Abbildung 17, „Standort hinzufügen“ (2)).

    Auf der rechten Seite erscheinen die leeren Standortfelder.

Abbildung 17. Standort hinzufügen

Standort hinzufügen

  1. Um ein Logo hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Logo auswählen (Abbildung 18, „Standortfelder“ (1)).

  2. Wählen Sie das Logo aus, das Sie verwenden möchten.

  3. Füllen Sie dann alle Standortfelder aus (Abbildung 18, „Standortfelder“ (2)).

Abbildung 18. Standortfelder

Standortfelder

  1. Um den neuen Standort zu speichern, klicken Sie auf den Button OK.

Wenn notwendige Felder nicht ausgefüllt wurden, können Sie den Standort nicht speichern. Die jeweiligen Felder werden hervorgehoben.

Standorte bearbeiten und löschen

Um den Namen eines bestehenden Standorts zu ändern, wählen Sie den Standort aus und klicken Sie auf das Stift-Symbol (Abbildung 19, „Stift-Symbol für Standort“).

Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf den Button Anwenden.

Abbildung 19. Stift-Symbol für Standort

Stift-Symbol für Standort

Um die Standortdaten zu bearbeiten, wählen Sie einen Standort aus der Liste aus.

Auf der rechten Seite können Sie das Logo ändern und die Unternehmensfelder bearbeiten.

Um einen Standort zu löschen, wählen Sie ihn aus der Liste aus und klicken Sie auf das X-Symbol (Abbildung 20, „X-Symbol für Standort“).

Ein Dialogfenster öffnet sich.

Abbildung 20. X-Symbol für Standort

X-Symbol für Standort

Um den Vorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button Ja (Abbildung 21, „Dialogfenster zum Löschen eines Standorts“).

Abbildung 21. Dialogfenster zum Löschen eines Standorts

Dialogfenster zum Löschen eines Standorts

Unternehmen und Standorte übersetzen

Um eine Übersetzung für ein Unternehmen oder einen Standort hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie das Unternehmen oder den Standort aus der Liste auf der linken Seite aus.

  2. Wählen Sie dann die Sprache aus, für die Sie eine Übersetzung hinzufügen möchten (Abbildung 22, „Sprachen“).

Abbildung 22. Sprachen

Sprachen

  1. Um ein Logo hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Spezifisches Logo auswählen für [Sprache] (Abbildung 23, „Logo für Übersetzung“).

  2. Wählen Sie das Logo aus, das Sie verwenden möchten.

  3. Füllen Sie dann alle Felder aus.

Abbildung 23. Logo für Übersetzung

Logo für Übersetzung

  1. Um die Übersetzung zu speichern, klicken Sie auf den Button OK.

Sie können für jede Sprache ein separates Logo hinzufügen.

Anmerkung

Manche Felder können in Übersetzungen nicht bearbeitet werden. Diese haben in allen Sprachen die gleichen Werte (z. B. Namen).

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