Signaturen verwalten

Verfügbar ab Version: -

Betriebssystem: Windows

empower^® Add-in: Mails

empower^® bietet Ihnen die Möglichkeit, eine oder mehrere Signaturen einzurichten, indem Sie eine Signaturvorlage auswählen, die Ihrem Corporate Design entspricht. Außerdem können Sie ein Profil, einen Standort und eine Sprache hinzufügen.

Um die Signaturverwaltung zu öffnen, navigieren Sie im Outlook-Ribbon zur Gruppe empower Mails und klicken Sie auf den oberen Teil des Split-Buttons Signaturen verwalten (Abbildung 1, „Button Signaturen verwalten“).

Ein Dialogfenster öffnet sich.

Abbildung 1. Button Signaturen verwalten

In diesem Dialogfenster sehen Sie alle Signaturen, die bisher erstellt worden sind. Außerdem sehen Sie, welche Werte für die Erstellung der Signatur bei der letzten Bearbeitung ausgewählt wurden (Abbildung 2, „Metadaten für Signaturen“).

Hier können Sie bestehende Signaturen bearbeiten oder neue Signaturen erstellen.

Abbildung 2. Metadaten für Signaturen

Wichtig

In der Signaturverwaltung werden nur Signaturen angezeigt, die mit empower^® erstellt wurden.

Wenn die Einstellung von Ihren Administratoren aktiviert wurde, werden alle Outlook-Signaturen archiviert, sobald Sie Outlook öffnen und empower^® aktiv ist, um sicherzustellen, dass im Unternehmen nur Signaturen verwendet werden, die dem Corporate Design entsprechen.

Für den Fall, dass Sie eine archivierte Outlook-Signatur wiederherstellen müssen, finden Sie sie unter folgendem Pfad:

%appdata%\Microsoft\Signatures\Archive

Anmerkung

Für weitere Informationen zu den Voraussetzungen für die Erstellung von Signaturen siehe empower^® Signaturen in Outlook.

Für weitere Informationen zur Einrichtung der Signatur für mobile Endgeräte siehe Signaturen für mobile Endgeräte einrichten.

Für weitere Informationen zur Erstellung von neuen E-Mails und dem Wechseln der Signatur siehe Eine neue E-Mail erstellen.

Signatur bearbeiten

Um eine Signatur zu bearbeiten, wählen Sie die Signatur aus und klicken Sie auf den Button Bearbeiten (Abbildung 3, „Button Bearbeiten“). Ein Dialogfenster öffnet sich.	Abbildung 3. Button Bearbeiten
In diesem Dialogfenster können Sie den Signaturnamen ändern. Navigieren Sie hierzu zum Titel-Eingabefeld und geben Sie den neuen Namen ein (Abbildung 4, „Titel-Eingabefeld“).	Abbildung 4. Titel-Eingabefeld
Um die Werte für die Signatur zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie auf der rechten Seite des Dialogfensters das Profil aus, das Sie für die Signatur verwenden möchten (Abbildung 5, „Werte für die Signatur“ (1)). Wählen Sie dann das Unternehmen und den Standort aus, die in der Signatur angezeigt werden sollen (Abbildung 5, „Werte für die Signatur“ (2)). Wählen Sie die Signaturvorlage aus, die Sie verwenden möchten (Abbildung 5, „Werte für die Signatur“ (3)). Um die Sprache für die Signatur auszuwählen, öffnen Sie das Drop-Down-Menü unter Sprache und wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache aus (Abbildung 5, „Werte für die Signatur“ (4))	Abbildung 5. Werte für die Signatur
Klicken Sie auf den Button Speichern (Abbildung 6, „Button Speichern“). Das Fenster schließt sich automatisch und empower^® beginnt mit der Erstellung Ihrer Signatur.	Abbildung 6. Button Speichern

Anmerkung

Ihre persönlichen Daten – z. B. Ihr Name, Kontaktinformationen und Abteilung – werden aus Ihren Profilinformationen entnommen.

Die Standortdaten inklusive Unternehmensdaten – z. B. Adresse, Logo oder Registrierung – werden dem Standort entnommen, den Sie auswählen.

Anmerkung

Je nach Konfiguration Ihrer empower^® Umgebung kann die Auswahl an verfügbaren Sprachen, aus denen Sie unter Sprache wählen können, variieren.

Anmerkung

Wenn Sie Ihre bevorzugte Sprache auswählen und bestimmte Texte in Ihrer Signaturvorschau weiterhin in der Standardsprache angezeigt werden, haben Ihre empower^® Administratoren keine Übersetzungen für diese Texte hinzugefügt.

Anmerkung

Für weitere Informationen zur Einrichtung von Profilen siehe Profile einrichten.

Standard festlegen

Um eine Ihrer Signaturen als Standardsignatur festzulegen, wählen Sie sie in dem Dialogfenster aus und klicken Sie auf den Button Als Standard setzen (Abbildung 7, „Button Als Standard setzen“).

Abbildung 7. Button Als Standard setzen

Die Signatur wird als Standard markiert und erscheint als erstes in dem Dialogfenster (Abbildung 8, „Default-Markierung“).

Abbildung 8. Default-Markierung

Um die Default-Markierung von einer Signatur zu entfernen, wählen Sie die Signatur in dem Dialogfenster aus und klicken Sie auf den Button Standard entfernen (Abbildung 9, „Button Standard entfernen“).

Wenn keine Signatur als Standard markiert ist, wird die Signatur als Standard verwendet, die beim ersten Start von Outlook erstellt wurde.

Abbildung 9. Button Standard entfernen

Wichtig

Wenn Sie in empower^® einen Standard setzen, überschreibt dieser Standard auch Ihre Standardeinstellungen in Outlook.

Der neue Standard wird in Outlook automatisch für neue E-Mails und Antworten gesetzt.

Signatur hinzufügen

Um eine Signatur hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Neu (Abbildung 10, „Button Neu“). Ein Dialogfenster öffnet sich.	Abbildung 10. Button Neu
Das Dialogfenster ist das gleiche Dialogfenster wie das, das sich öffnet, wenn Sie eine Signatur bearbeiten. Vor der Bearbeitung der Signatur werden alle Felder mit Standardwerten ausgefüllt. Um diese Werte zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
Geben Sie einen individuellen Namen in das Titel-Eingabefeld ein (Abbildung 4, „Titel-Eingabefeld“).
Wählen Sie auf der rechten Seite des Dialogfensters das Profil aus, das Sie für die Signatur verwenden möchten (Abbildung 5, „Werte für die Signatur“ (1)). Wählen Sie dann das Unternehmen und den Standort aus, die in der Signatur angezeigt werden sollen (Abbildung 5, „Werte für die Signatur“ (2)). Wählen Sie die Signaturvorlage aus, die Sie verwenden möchten (Abbildung 5, „Werte für die Signatur“ (3)). Um die Sprache für die Signatur auszuwählen, öffnen Sie das Drop-Down-Menü unter Sprache und wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache aus (Abbildung 5, „Werte für die Signatur“ (4))
Klicken Sie auf den Button Speichern (Abbildung 6, „Button Speichern“). Das Fenster schließt sich automatisch und empower^® beginnt mit der Erstellung Ihrer Signatur.

Anmerkung

Ihre persönlichen Daten – z. B. Ihr Name, Kontaktinformationen und Abteilung – werden aus Ihren Profilinformationen entnommen.

Die Standortdaten inklusive Unternehmensdaten – z. B. Adresse, Logo oder Registrierung – werden dem Standort entnommen, den Sie auswählen.

Anmerkung

Je nach Konfiguration Ihrer empower^® Umgebung kann die Auswahl an verfügbaren Sprachen, aus denen Sie unter Sprache wählen können, variieren.

Anmerkung

Für weitere Informationen zur Verwaltung von Standardwerten siehe Profil hinzufügen.

Für weitere Informationen zur Einrichtung von Profilen siehe Profile einrichten.

Signatur löschen

Um eine Signatur zu löschen, wählen Sie die Signatur in dem Dialogfenster aus und klicken Sie auf den Button Löschen (Abbildung 11, „Button Löschen“).

Ein Dialogfenster öffnet sich.

Abbildung 11. Button Löschen

Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button Ja (Abbildung 12, „Dialogfenster zum Löschvorgang“).

Die Signatur wird gelöscht.

Abbildung 12. Dialogfenster zum Löschvorgang

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Wichtig

Anmerkung

Signatur bearbeiten

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Anmerkung

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Standard festlegen

Wichtig

Signatur hinzufügen

Anmerkung

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Signatur löschen

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