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Verfügbar ab Version: - |
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Betriebssystem: Windows |
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empower® Add-in: Docs |
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Wenn Word zum ersten Mal nach der Installation von empower® gestartet wird, wird das Standardprofil entweder automatisch geladen oder im Hintergrund erstellt. |
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In Word können Sie sofort mit dem Standardprofil arbeiten. |
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Wenn Sie Änderungen an Ihrem Profil vornehmen möchten oder ein neues Profil erstellen möchten, siehe Profile verwalten. |
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Um Ihre Profilverwaltung in Word anzuzeigen, navigieren Sie zur Gruppe Einfügen und klicken Sie auf den unteren Teil des Split-Buttons (Abbildung 1340, „Split-Button “). |
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Ein Drop-Down-Menü öffnet sich. Wählen Sie die Option aus (Abbildung 1341, „Option “). |
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Es öffnet sich ein neues Fenster (Abbildung 1342, „Profilverwaltung“). |
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Auf der linken Seite des Fensters werden Ihr Standardprofil und alle weiteren von Ihnen bisher erstellten Profile unter Meine Profile angezeigt. Referenzierte Profile werden unter Referenzierte Profile aufgelistet. Wenn Sie eines der Profile ausgewählt haben, wird es auf der rechten Seite angezeigt. |
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Um ein Profil zu bearbeiten, wählen Sie es aus der Profilliste aus. Es wird im Bearbeitungsmodus auf der rechten Seite angezeigt. |
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Die Basis-Daten werden automatisch aus dem synchronisierten Verzeichnisdienst Ihres Unternehmens abgerufen und in Ihre Profilfelder synchronisiert. Felder, die auf diese Weise ausgefüllt werden, sind durch ein -Symbol gekennzeichnet (Abbildung 1343, „-Symbol für automatisch synchronisierte Daten“). empower® synchronisiert regelmäßig die Daten des Verzeichnisdienstes, um sicherzustellen, dass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind. |
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Ein -Symbol (Abbildung 1344, „-Symbol für nicht automatisch synchronisierte Daten“) zeigt an, dass: |
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Ergänzen Sie alle fehlenden Daten, die Sie hinzufügen möchten. Ändern Sie existierende Daten nur vorübergehend, wenn nötig. |
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Um ein spezifisches Profilfeld auf die im Verzeichnisdienst gespeicherten persönlichen Daten zurückzusetzen (falls zutreffend) und somit die von Ihnen manuell eingegebenen Daten zu löschen, klicken Sie auf das -Symbol. |
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Wenn Sie mit der Eingabe Ihrer Daten fertig sind, klicken Sie auf den Button (Abbildung 1345, „Button zur Bestätigung der Änderungen an den Profildaten“). Wenn Sie Ihre Änderungen nicht speichern möchten, klicken Sie auf den Button . |
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Wichtig
Ziel sollte es sein, dass der Verzeichnisdienst Ihres Unternehmens immer aktuelle und korrekte Daten enthält. Daher sollten Sie sich an Ihren IT-Administrator wenden, um im Bedarfsfall Daten im Verzeichnisdienst korrigieren zu lassen. Sobald die aus dem Verzeichnisdienst synchronisierten Daten wieder aktuell sind, klicken Sie auf das -Symbol, um das/die Profilfeld/er wieder auf die gespeicherten Daten aus Ihrem Verzeichnisdienst zu setzen.
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Um ein Profil umzubenennen, klicken Sie auf das -Symbol neben dem Profilnamen in der Liste (Abbildung 1346, „-Symbol in der Profilverwaltung“). |
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Geben Sie den neuen Namen in dem Eingabefeld ein und klicken Sie auf den Button (Abbildung 1347, „Button zur Bestätigung des neuen Profilnamens“). |
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Um eine Übersetzung für ein Profil hinzuzufügen, wählen Sie die Sprache, die Sie hinzufügen möchten, aus der Liste auf der rechten Seite aus (Abbildung 1348, „Neue Übersetzung“). |
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Sobald Sie die Sprache ausgewählt haben, öffnet sich die Übersetzung. |
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Die Daten werden nicht aus dem Verzeichnisdienst vorgeladen. Um Übersetzungen hinzuzufügen, geben Sie die Werte in die Eingabefelder ein. Alternativ können Sie auf das durchgestrichene -Symbol klicken, um (falls vorhanden) Daten aus dem Verzeichnisdienst zu laden. |
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Wenn Sie die Übersetzung leeren möchten, um Werte manuell einzutragen, klicken Sie auf das -Symbol neben dem Profilnamen. |
Anmerkung
Für weitere Information zum Bearbeitungsmodus siehe Profil bearbeiten.
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Um ein Profil hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button (Abbildung 1349, „Button “). |
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Geben Sie den Profilnamen ein und klicken Sie auf den Button (Abbildung 1350, „Profil hinzufügen“). Die Daten aus dem Verzeichnisdienst werden vorgeladen. Sie können nun Änderungen vornehmen und Daten zum Profil hinzufügen. |
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Wenn Sie mit der Eingabe Ihrer Daten fertig sind, klicken Sie auf den Button (Abbildung 1345, „Button zur Bestätigung der Änderungen an den Profildaten“). |
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Sobald mehr als ein Profil erstellt wurde, kann jedes der Profile als Standard festgelegt werden. Das erste Profil, das automatisch erstellt wird, ist vorerst als Standard festgelegt. |
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Um Ihre Standardprofile zu verwalten, klicken Sie auf den Button (Abbildung 1351, „Button “). Ein Dialogfenster öffnet sich. |
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In diesem Dialogfenster können Sie bis zu drei Standardprofile festlegen, die verwendet werden, um Ihre Dokumente auszufüllen oder um Ihre E-Mail-Signatur zu erstellen (Abbildung 1352, „Standardprofile festlegen“). Sie können aus allen Profilen wählen, die in Ihrer Profilverwaltung unter Meine Profile und Referenzierte Profile aufgelistet sind. Das Hinzufügen von mehreren Standardprofilen ist nützlich, wenn eine Dokumentvorlage mehrere Platzhalter für Daten aus mehreren Profilen enthält. |
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Außerdem können Sie einen zu verwendenden Standardstandort und eine Standardsprache einstellen. In der Liste unter Standortdaten werden alle verfügbaren Unternehmen und Standorte aufgelistet (Abbildung 1353, „Standortdaten“). Um einen Standardstandort hinzuzufügen, wählen Sie einen aus der Liste aus. Wenn kein Standardstandort vorhanden ist, wird das Dokument nicht automatisch ausgefüllt und empower® wird Sie jedes Mal, wenn eine Dokumentvorlage geöffnet wird, auffordern, einen Standort auszuwählen. |
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Unter Standortdaten können Sie nach dem Standort suchen, den Sie einfügen möchten. Geben Sie hierzu den Namen des Standorts, den Sie suchen, in das Eingabefeld ein (Abbildung 1354, „Nach Standorten suchen“). Die Standorte, die zu Ihrer Suche passen, werden unter den Unternehmen angezeigt, zu denen Sie gehören. Wählen Sie den erforderlichen Standort aus der Liste aus. Alternativ können Sie die Standorte und Unternehmen manuell durchsuchen. Klappen Sie hierzu die Abschnitte für die Unternehmen aus, indem Sie das kleine -Symbol neben dem Unternehmensnamen verwenden. |
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Wenn Ihre Suche zu keinem Ergebnis führt, wird in dem Dialogfenster ein Hinweis angezeigt (Abbildung 1355, „Keine Suchergebnisse“). |
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Um die Suche abzubrechen, klicken Sie auf das -Symbol im Eingabefeld (Abbildung 1356, „Suche abbrechen“). Alle verfügbaren Standorte werden wieder gelistet. |
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In dem Drop-Down-Menü unter Übersetzung werden alle verfügbaren Sprachen aufgelistet (Abbildung 1357, „Übersetzung“). Um eine Standardübersetzung hinzuzufügen, wählen Sie eine Sprache aus der Liste aus. Die Spracheinstellung ist maßgeblich für die Darstellung der referenzierten Profil- und Unternehmensdaten. Informationen, die in empower® durch Ihre empower® Administratoren mehrsprachig gepflegt werden, werden gemäß der auswählten Sprache abgebildet. Ein referenziertes Land (z. B. Deutschland) aus einem Standort wird je nach getätigter Sprachauswahl beispielsweise als Deutschland oder Germany abgebildet. In empower® kann für Spracheinstellungen ein Default (Standard) konfiguriert werden. Standardmäßig ist Englisch als Standardsprache hinterlegt. Fällt die Auswahl auf Default, wird die Dokumentvorlage gemäß der hinterlegten Standardsprache befüllt. |
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Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Button (Abbildung 1358, „Button “). Ihre Einstellungen werden gespeichert. |
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Anmerkung
Abhängig von Ihren Berechtigungen sehen Sie nicht alle verfügbaren Standorte und Unternehmen in der Liste. Daher sehen Sie nur Standorte und Unternehmen, die für Ihre Arbeit relevant sind.
Anmerkung
Je nach Konfiguration Ihrer empower® Umgebung kann die Auswahl an verfügbaren Sprachen, aus denen Sie wählen können, variieren.
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Im Falle einer Krankheits- oder Urlaubsvertretung kann es hilfreich sein, E-Mails im Namen einer anderen Person mit deren Signatur versenden zu können. Deshalb bietet empower® die Möglichkeit, auf andere Profile als Ihr eigenes zu verweisen. |
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Sobald für einen Benutzer ein Standardprofil erstellt wurde, können Sie unter Benutzer suchen nach dem Profil suchen (Abbildung 1359, „Option Benutzer suchen in der Profilverwaltung“). |
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Um das Profil zu finden, geben Sie den Vor- und/oder Nachnamen Ihres Kollegen ein und drücken Sie oder klicken Sie auf den Button (Abbildung 1360, „Button “). |
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Ihnen werden Vorschläge angezeigt, die zu Ihrer Suche passen. Um ein Benutzerprofil zu Ihren referenzierten Profilen hinzuzufügen, klicken Sie auf das -Symbol neben dem Profil in der Profilliste (Abbildung 1361, „-Symbol zum Hinzufügen von Profilen“). Das Profil Ihres Kollegen erscheint nun unter Referenzierte Profile in der Profilliste. Im Gegensatz zu Ihren eigenen Profilen können Sie die Profile Ihrer Kollegen nicht in der Profilverwaltung bearbeiten. |
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Anmerkung
Der Button ist ausgegraut, wenn kein Profil für den eingegebenen Namen existiert.
Anmerkung
Wenn Sie das Profil des Benutzers bereits zu Ihren referenzierten Profilen hinzugefügt haben, öffnet sich ein Dialogfenster (Abbildung 1362, „Dialogfenster für referenzierte Profile“).
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Um ein Profil zu löschen, klicken Sie auf das -Symbol neben dem Profil in der Profilliste (Abbildung 1363, „-Symbol zum Löschen eines Profils“). Ein Dialogfenster öffnet sich. |
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Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button (Abbildung 1364, „Button für den Löschvorgang“). |
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Anmerkung
Wenn Sie ein Profil aus der Liste Meine Profile löschen, wird es gänzlich gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.
Wenn Sie ein Profil aus der Liste Referenzierte Profile löschen, wird es nur aus Ihrer Liste referenzierter Profile gelöscht. Das Profil kann dann erneut referenziert werden.
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