Automatisierte Vorlagen in Word erstellen

Über den Button Felder können Sie Platzhalter definieren, die beim Verwenden der automatisierten Vorlage mit den Eingaben der Benutzer befüllt werden.

Im Text werden Platzhalter durch eckige Klammern gekennzeichnet, in denen der Name der Frage steht (Abbildung 228, „Platzhalter in Dokument“).

Um ein Feld einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Wenn Sie Platzhalter für die Antworten auf eine Mehrfachauswahl-Frage einfügen möchten, beachten Sie, dass Sie mehrere Platzhalter einfügen müssen.

Je nachdem, wie viele Antwortmöglichkeiten Sie einfügen möchten, müssen Sie für jede Antwortmöglichkeit einen eigenen Platzhalter einfügen.

Ändern Sie dazu den Index in der Feldübersicht. Die Zahl im Index gibt an, welche Antwortmöglichkeit angezeigt wird (Abbildung 231, „Index angeben“).

Index 1 entspricht der Antwort, die beim Einfügen der Vorlage zuerst ausgewählt wird.

Wenn Sie zu viele Platzhalter für eine Mehrfachauswahl-Frage einfügen, werden diese beim Ausfüllen der Vorlage nicht befüllt und erscheinen weiterhin als Platzhalter im fertigen Dokument.

Wenn Sie zu wenige Platzhalter einfügen, werden vom Benutzer zusätzlich ausgewählte Antwortmöglichkeiten nicht angezeigt.

Geben Sie daher entweder die exakte Anzahl möglicher Antwortmöglichkeiten in der Frage an oder weisen Sie Benutzer an, nicht benötigte Platzhalter manuell aus dem Dokument zu entfernen.

Felder können auch in andere Objekte wie Formen eingefügt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

In der Vorlage ist nicht sichtbar, welche Elemente mit einem Feld versehen wurden.

Um alle zugewiesenen Felder anzuzeigen, klicken Sie auf den Button Automation Designer und dann auf das Pfeil-Symbol neben der Option Felder (Abbildung 232, „Optionen für Felder öffnen“).

Wählen Sie hier die Option Felder verwalten aus (Abbildung 233, „Option Felder verwalten“).

Ein Dialogfenster öffnet sich.

In diesem Dialogfenster sehen Sie eine Übersicht aller Felder in Ihrem Dokument.

Um das Feld erneut an der aktuellen Mauszeigerposition einzufügen, wählen Sie den Eintrag aus und klicken Sie auf den Button Einfügen (Abbildung 234, „Button Einfügen und Erstellen für Felder“ (1)).

Um ein neues Feld einzufügen, klicken Sie auf den Button Erstellen (Abbildung 234, „Button Einfügen und Erstellen für Felder“ (2)).

Wählen Sie im Dialogfenster eines der verfügbaren Felder aus und klicken Sie auf den Button OK (Abbildung 235, „Dialog zur Felderstellung“).

Sie können das neue Feld jetzt über den Button Einfügen einfügen.

Um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten, wählen Sie diesen aus und klicken Sie auf den Button Bearbeiten (Abbildung 236, „Button Bearbeiten für Feld“).

Im Dialogfenster können Sie das verwendete Feld ändern.

Dasselbe Feld kann mehrfach in einem Dokument eingefügt werden.

Um anzuzeigen, wo das Feld eingefügt wurde, erweitern Sie den Eintrag (Abbildung 237, „Erweiterter Feldeintrag“).

Um eine einzelne Instanz zu löschen, wählen Sie dieses aus und klicken Sie auf den Button Löschen (Abbildung 238, „Einzelnes Feld löschen“).

Um den gesamten Eintrag und alle Instanzen zu löschen, wählen Sie den Eintrag selbst aus und klicken Sie auf den Button Löschen (Abbildung 239, „Gesamten Feldeintrag löschen“).

Ein Dialogfenster öffnet sich (Abbildung 240, „Löschbestätigung für Felder“).

Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button Ja.

Mit Bedingungen können Sie steuern, wann ein Element oder ein Inhaltsbaustein angezeigt wird und wann nicht.

Für jede Frage oder jeden Anweisungstyp – außer bei Bild-Fragen oder -anweisungen – können Bedingungen erstellt werden.

Es können mehrere Bedingungen definiert werden, die in einer Regel zusammengefasst werden. Von diesen Bedingungen müssen entweder alle oder mindestens eine erfüllt sein, damit die Regel wirksam wird.

Die Bedingungen können entweder mit UND oder ODER verknüpft werden.

Wenn Sie innerhalb einer Regel zwei Bedingungen mit UND verknüpfen, müssen beide erfüllt sein, damit die Regel greift.

Wenn Sie innerhalb einer Regel zwei Bedingungen mit ODER verknüpfen, muss nur eine der Bedingungen erfüllt sein, damit die Regel greift.

Um eine Bedingung einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Bedingungen sind im Dokument nicht sichtbar.

Um alle Bedingungen und deren Verwendung im Dokument anzuzeigen, klicken Sie auf den Button Automation Designer und anschließend auf das Pfeil-Symbol neben der Option Bedingungen (Abbildung 243, „Optionen für Bedingungen öffnen“).

Wählen Sie dann die Option Bedingungen verwalten aus (Abbildung 244, „Option Bedingungen verwalten“).

Ein Dialogfenster öffnet sich.

In diesem Dialogfenster sehen Sie eine Übersicht aller verfügbaren Bedingungen.

Die Bedingungen sind auf der linken Seite aufgelistet, die zugehörigen Regeln werden auf der rechten Seite angezeigt.

Um eine Bedingung auf die aktuell ausgewählte Form oder den ausgewählten Text anzuwenden, wählen Sie zuerst das Element im Dokument und dann die Bedingung im Dialogfenster aus und klicken Sie auf den Button Einfügen (Abbildung 245, „Bedingung einfügen“).

Um eine neue Bedingung zu erstellen, klicken Sie auf den Button Erstellen (Abbildung 246, „Bedingung erstellen“ (1)).

Geben Sie auf der rechten Seite einen Namen für die Regel in das Eingabefeld ein (Abbildung 246, „Bedingung erstellen“ (2)).

Klicken Sie dann je nach gewünschter Bedingung auf den Button UND hinzufügen oder ODER hinzufügen (Abbildung 246, „Bedingung erstellen“ (3)).

Für weitere Informationen zur Struktur der Regeln für einzelne Fragetypen siehe Struktur der Regeln.

Um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten, wählen Sie diesen aus der Liste aus. Die Regel wird anschließend auf der rechten Seite angezeigt.

Um den Namen der Regel zu ändern, geben Sie einen neuen Namen in das Eingabefeld ein.

Um neue Regeln zur Bedingung hinzuzufügen, verwenden Sie die Buttons UND hinzufügen und ODER hinzufügen.

Um Regeln aus der Bedingung zu löschen, wählen Sie die Regel aus und klicken Sie auf der rechten Seite des Dialogfensters auf den Button Löschen (Abbildung 247, „Regel löschen“).

Dieselbe Bedingung kann auch mehrfach in einem Dokument verwendet werden.

Um anzuzeigen, wo die Bedingung verwendet wurde, erweitern Sie den Eintrag auf der linken Seite des Dialogfensters (Abbildung 248, „Erweiterter Bedingungseintrag“).

Um eine einzelne Instanz einer Bedingung zu löschen, wählen Sie dieses aus dem Eintrag aus und klicken Sie auf der linkend Seite des Dialogfensters auf den Button Löschen (Abbildung 249, „Einzelne Bedingung löschen“).

Um den gesamten Eintrag und damit alle Instanzen der Bedingung zu löschen, wählen Sie den Eintrag selbst aus und klicken Sie auf den Button Löschen (Abbildung 250, „Gesamten Bedingungseintrag löschen“).

Ein Dialogfenster öffnet sich (Abbildung 251, „Löschbestätigung für Bedingung“).

Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button Ja.

Mit empower^® Document Automation können Sie einzelne Inhaltsbausteine mit der automatisierten Vorlage verknüpfen.

Beim Ausführen der Vorlage wird der verknüpfte Inhaltsbaustein anstelle des Links eingefügt.

Um einen Inhaltsbaustein zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:

Um eine Übersicht aller verknüpften Inhaltsbausteine anzuzeigen, klicken Sie auf den Button Automation Designer und anschließend auf das Pfeil-Symbol neben der Option Verknüpfte Inhaltsbausteine (Abbildung 255, „Optionen für verknüpfte Inhaltsbausteine öffnen“).

Wählen Sie dann die Option Verknüpfte Inhaltsbausteine verwalten aus (Abbildung 256, „Option Verknüpfte Inhaltsbausteine verwalten“).

Ein Dialogfenster öffnet sich.

In diesem Dialogfenster erhalten Sie eine Übersicht aller verknüpften Inhaltsbausteine.

Um den verknüpften Inhaltsbaustein erneut einzufügen, wählen Sie den Eintrag aus und klicken Sie auf den Button Einfügen (Abbildung 257, „Buttons Einfügen und Erstellen für verknüpfte Inhaltsbausteine“ (1)).

Um einen neuen verknüpften Inhaltsbaustein hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Erstellen (Abbildung 257, „Buttons Einfügen und Erstellen für verknüpfte Inhaltsbausteine“ (2)).

Geben Sie im Dialogfenster einen Namen für den verknüpften Inhaltsbaustein ein und fügen Sie den Link in das zweite Eingabefeld ein (Abbildung 258, „Neuen Inhaltsbaustein verknüpfen“).

Um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten, wählen Sie diesen aus und klicken Sie auf den Button Bearbeiten (Abbildung 259, „Button Bearbeiten für verknüpften Inhaltsbaustein“).

Im Dialogfenster können Sie den Namen und den Link des Eintrags ändern.

Derselbe Inhaltsbaustein kann auch mehrfach in einem Dokument verknüpft werden.

Um anzuzeigen, wo der Inhaltsbaustein verknüpft wurde, erweitern Sie den Eintrag (Abbildung 260, „Erweiterter Eintrag für verknüpften Inhaltsbaustein“).

Um eine einzelne Instanz eines verknüpften Inhaltsbausteins zu löschen, wählen Sie diese aus dem Eintrag aus und klicken Sie auf den Button Löschen (Abbildung 261, „Einzelnen verknüpften Inhaltsbaustein löschen“).

Um den gesamten Eintrag und damit alle Instanzen zu löschen, wählen Sie den Eintrag selbst aus und klicken Sie auf den Button Löschen (Abbildung 250, „Gesamten Bedingungseintrag löschen“).

Ein Dialogfenster öffnet sich (Abbildung 263, „Löschbestätigung für verknüpften Inhaltsbaustein“).

Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button Ja.

Wenn Sie die Erstellung Ihrer automatisierten Vorlage abgeschlossen haben, speichern Sie diese in der empower^® Bibliothek.

Die Vorlage steht dann allen Benutzern zur Verfügung, die Berechtigungen für den Ordner besitzen, in dem sie gespeichert wurde.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Wenn Sie eine automatisierte Vorlage als normale Dokumentvorlage speichern, gehen alle Automatisierungsfunktionen verloren.

Ein Dialogfenster öffnet sich (Abbildung 268, „Dialogfenster – Dateiformat“).

Wenn Sie eine ausgefüllte automatisierte Vorlage erneut als automatisierte Vorlage speichern, funktionieren die Automatisierungsfunktionen nicht wie erwartet.

Ein Dialogfenster öffnet sich (Abbildung 269, „Dialogfenster – Ausgefüllte Vorlage“).