Ein neues Dokument erstellen

Verfügbar ab Version: -

Betriebssystem: Windows

empower® Add-in: Template Management

Um ein neues Dokument auf Grundlage einer Vorlage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf den Button Neues Dokument (Abbildung 1, „Button Neues Dokument“).

    Die empower® Bibliothek öffnet sich im Abschnitt Dokumentvorlagen.

Abbildung 1. Button Neues Dokument

Button Neues Dokument

  1. Wählen Sie in der empower® Bibliothek eine der Dokumentvorlagen aus.

  2. Navigieren Sie dann in der Navigationsleiste zur Gruppe Auswahl und klicken Sie auf den Button Öffnen (Abbildung 2, „Button Öffnen“).

    Auf Grundlage der Vorlage wird ein neues Dokument erstellt.

Abbildung 2. Button Öffnen

Button Öffnen

Wenn im Voraus in der Profilverwaltung Standardwerte festgelegt wurden, wird die Dokumentvorlage automatisch mit Informationen befüllt.

Wenn nicht alle oder keine der für die Vorlage erforderlichen Standardwerte gesetzt wurden, fordert empower® Sie dazu auf, die einzufügenden Daten auszuwählen (Abbildung 3, „Dialogfenster Dokumenteinstellungen“).

Ihre definierten Standardwerte sind automatisch vorausgewählt.

Abbildung 3. Dialogfenster Dokumenteinstellungen

Dialogfenster Dokumenteinstellungen

Unter Standortdaten können Sie nach dem Standort suchen, den Sie einfügen möchten.

Geben Sie hierzu den Namen des Standorts, den Sie suchen, in das Eingabefeld ein (Abbildung 4, „Nach Standorten suchen“).

Die Standorte, die zu Ihrer Suche passen, werden unter den Unternehmen angezeigt, zu denen sie gehören.

Wählen Sie den erforderlichen Standort aus der Liste aus.

Alternativ können Sie die Standorte und Unternehmen manuell durchsuchen.

Klappen Sie hierzu die Abschnitte für die Unternehmen aus, indem Sie das kleine Pfeil-Symbol neben dem Unternehmensnamen verwenden.

Abbildung 4. Nach Standorten suchen

Nach Standorten suchen

Wenn Ihre Suche zu keinem Ergebnis führt, wird in dem Dialogfenster ein Hinweis angezeigt (Abbildung 5, „Keine Suchergebnisse“).

Abbildung 5. Keine Suchergebnisse

Keine Suchergebnisse

Um die Suche abzubrechen, klicken Sie auf das X-Symbol im Eingabefeld (Abbildung 6, „Suche abbrechen“).

Alle verfügbaren Standorte werden wieder gelistet.

Abbildung 6. Suche abbrechen

Suche abbrechen

Wenn Sie eine Dokumentvorlage geöffnet haben und neue Profildaten einfügen möchten, klicken Sie auf den oberen Teil des Split-Buttons Dokument ausfüllen (Abbildung 7, „Button Dokument ausfüllen“).

Das gleiche Dialogfenster öffnet sich.

Abbildung 7. Button Dokument ausfüllen

Button Dokument ausfüllen

Anmerkung

Wenn Standardwerte gesetzt wurden und Sie verhindern möchten, dass das Dokument automatisch ausgefüllt wird, drücken Sie Shift, während Sie die Vorlage öffnen.

Das kann hilfreich sein, wenn Sie Dokumente für andere Personen erstellen möchten. Wenn Sie ein referenziertes Profil für diese Person eingerichtet haben, können Sie dieses Profil dann manuell über den Button Dokument ausfüllen auswählen.

Für weitere Informationen zu referenzierten Profilen siehe Profile einrichten.

Anmerkung

Alternativ können Sie Dokumentvorlagen auch per Doppelklick oder über das Kontextmenü öffnen.

Anmerkung

Wenn Sie in der Standortsuche eine Sucheingabe eingeben, die nur zu einem Unternehmensnamen führt, kann das Unternehmen nicht ausgewählt werden, da es keine Standorte enthält, die Ihrer Sucheingabe entsprechen.

Anmerkung

Für weitere Information zum Setzen von Standardwerten siehe Profil hinzufügen.

Verhalten der Standardsprache

Die ausgewählte Standardsprache wirkt sich auf die folgenden Elemente der Vorlage aus:

  • Logo-Auswahl:

    Das Logo, das der ausgewählten Sprache zugeordnet ist, wird verwendet.

  • Profilinformationen:

    Die sprachspezifischen Werte, die im ausgewählten Benutzerprofil gespeichert sind, werden eingefügt.

  • Standort- und Unternehmensinformationen:

    Die für den ausgewählten Standort gespeicherten sprachspezifischen Werte und die zugehörigen Unternehmensinformationen werden basierend auf der ausgewählten Standardsprache eingefügt.

Wenn der Benutzer die Option Default auswählt, gibt es abhängig von den Einstellungen des Benutzers und der Konfiguration in empower® drei mögliche Szenarien:

  • Die Office-Sprache wird von empower® unterstützt:

    Wenn die Microsoft Office-Sprache eines Benutzers auch in empower® konfiguriert ist, wird diese Sprache automatisch als Standardsprache ausgewählt.

    Beispiel: Der Benutzer hat Microsoft Office auf Englisch eingestellt und Englisch ist auch in empower® konfiguriert. Englisch wird automatisch als Standardsprache ausgewählt.

  • Die Office-Sprache wird von empower® nicht unterstützt:

    Wenn die Microsoft Office-Sprache eines Benutzers nicht in empower® konfiguriert ist, kann sie nicht als Standardsprache ausgewählt werden.

    In diesem Fall verwendet empower® automatisch die Werte und Logos, die bei der initialen Konfiguration von empower® in der Spalte Standard festgelegt wurden.

    Beispiel: Der Benutzer hat Microsoft Office auf Spanisch eingestellt, aber empower® ist nur für Deutsch und Englisch konfiguriert. In diesem Fall werden die Werte und Logos aus der Spalte Standard verwendet.

  • Ein Administrator legt eine feste Standardsprache für empower® fest:

    Unabhängig von der Microsoft Office-Sprache des Benutzers kann ein Administrator über eine globale Einstellung in empower® eine feste Standardsprache festlegen.

    Diese Einstellung überschreibt die automatische Sprachauswahl und gilt für alle Benutzer.

    Beispiel: Ein Administrator legt Englisch als globale Standardsprache fest. Auch wenn ein Benutzer Microsoft Office auf Deutsch eingestellt hat, wird Englisch als Standardsprache ausgewählt.

Wichtig

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Um festzulegen, welche Sprache für die Option Default in der Sprachauswahl verwendet wird, können empower® Administratoren die Standardsprache im empower® Admin Center festlegen.

Navigieren Sie hierzu im empower® Admin Center im Abschnitt Configuration zu der Einstellung Default Language Code.

Weitere Informationen zum empower® Admin Center finden Sie in unserem Handbuch zum empower® Admin Center.

Briefpapier ausblenden

Wenn Sie bestimmte Elemente in Ihrem neu erstellten Dokument ausblenden möchten, können Sie die Funktion Briefpapier ausblenden verwenden.

Klicken Sie auf den Button Briefpapier ausblenden, um Elemente vor dem Drucken des Dokuments auszublenden (Abbildung 1, „Button Briefpapier ausblenden“).

Abbildung 1. Button Briefpapier ausblenden

Button Briefpapier ausblenden

Anmerkung

Wenn Sie das Inhaltssteuerelement beim Drucken ausblenden, sind das Inhaltssteuerelement und sein Inhalt möglicherweise immer noch sichtbar, wenn Sie gerade die Formatierungssymbole anzeigen.

Es wird jedoch nicht in der gedruckten Version enthalten sein.

Die von dieser Funktion betroffenen Elemente werden von Ihren empower® Administratoren vordefiniert.

Für weitere Informationen zur Konfiguration der Elemente für diese Funktion siehe Vorlagen-Assistent.

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