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Verfügbar ab Version: - |
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Betriebssystem: Windows |
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Als Administrator können Sie die Signaturvorlagen Ihres Unternehmens erstellen und verwalten. |
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Die Erstellung der Signaturvorlagen erfolgt in Word. Hier können Sie eine Vorlage erstellen, die Ihrem Corporate Design entspricht. |
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Zusätzlich können Sie Kampagnen-Felder in eine Vorlage einfügen. |
Anmerkung
Für weitere Informationen zur Kampagnenverwaltung siehe Kampagnen erstellen und verwalten.
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Sie erreichen die Verwaltung der Signaturvorlagen über den Button in Outlook (Abbildung 1738, „Button “). Klicken Sie auf diesen Button, um die empower® Bibliothek zu öffnen. |
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In Outlook enthält die empower® Bibliothek nur Signaturvorlagen. Sie können die Vorlagen nach Ihren Anforderungen organisieren, indem Sie sie z. B. in Ordner verschieben oder die Vorlage umbenennen. |
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Wenn Sie eine Kampagne bearbeiten, finden Sie die Kampagnen-Bilder im Unterbereich Bilder unterhalb des Bereichs Corporate Design Vorlagen. |
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In der Navigationsleiste stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verwaltung der Vorlagen zur Verfügung. Hier können Sie eine Vorlage kopieren, ausschneiden und einfügen, Vorlagen löschen oder die Bibliotheksansicht und Sortiermethode ändern. |
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Sie können entweder eine neue Vorlage in Word erstellen oder eine bestehende Vorlage über die Signaturvorlagenverwaltung in Outlook öffnen. |
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Wenn Sie eine bestehende Vorlage bearbeiten möchten, wählen Sie diese in der Bibliothek aus und klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Button (Abbildung 1739, „Button “). Word öffnet sich automatisch. |
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Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen im Word-Dokument vor. |
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Verwenden Sie eine Tabelle, um die Elemente der Signatur korrekt anzuordnen. Beachten Sie dabei Folgendes: |
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Aktivieren Sie zur leichteren Bearbeitung der Vorlage die Formatierungszeichen und Gitternetzlinien. Achten Sie darauf, dass Schriftarten, Schriftgrößen und Farben Ihrem Corporate Design entsprechen. |
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Zum Einfügen von Platzhaltern für Profil- und Unternehmensdaten verwenden Sie den Vorlagen-Assistenten. |
Wichtig
Verwenden Sie keine Designschriftarten oder Akzentfarben! In Outlook können diese anders dargestellt werden.
Anmerkung
In Word haben Sie über das empower® Ribbon zusätzlich Zugriff auf einige empower® Funktionen (Abbildung 1740, „empower® Ribbon in Word“).
Anmerkung
Für weitere Informationen zum Vorlagen-Assistenten siehe Vorlagen-Assistent.
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Wenn Sie eine bestehende Signaturvorlage geöffnet haben, erscheint ein zweites empower® Ribbon in Ihrer Tab-Leiste. Hier finden Sie Buttons zum Hinzufügen von Kampagnen-Feldern oder zum Speichern der Vorlage direkt in der Bibliothek. |
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Um ein Kampagnen-Feld in eine bestehende Vorlage einzufügen, stellen Sie sicher, dass Ihr Mauszeiger sich an der richtigen Position befindet. Klicken Sie dann im empower® Ribbon auf den Button (Abbildung 1741, „Button “). |
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Ein Drop-Down-Menü öffnet sich (Abbildung 1742, „Drop-Down-Menü für Kampagnen-Feld“). Wählen Sie aus diesem Drop-Down-Menü das Kampagnen-Feld aus, das Sie verwenden möchten. |
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Das Kampagnen-Feld wird an der aktuellen Position Ihres Mauszeigers in die Signaturvorlage eingefügt. |
Anmerkung
Wenn Sie ein Kampagnen-Feld zu einer neuen Vorlage hinzufügen möchten, speichern Sie die Vorlage zuerst in der empower® Bibliothek und öffnen Sie sie dann aus der Bibliothek.
Für weitere Informationen zum Speicherprozess siehe Signaturvorlage speichern.
Anmerkung
Weitere Informationen zur Verwaltung von Kampagnen-Feldern und Kampagnen-Gruppen finden Sie in unserem Handbuch zum empower® Admin Center.
Für weitere Informationen zur Erstellung von Kampagnen siehe Kampagnen erstellen und verwalten.
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Um eine neue Signaturvorlage in der empower® Bibliothek zu speichern, bearbeiten Sie die Vorlage in Word und speichern Sie die Datei auf Ihrem Gerät. |
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Öffnen Sie dann Outlook und klicken Sie auf den Button . |
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Wählen Sie in der empower® Bibliothek den Ordner aus, in dem Sie die Vorlage speichern möchten. Klicken Sie dann in der Navigationsleiste auf den Button (Abbildung 1743, „Button “). |
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Ihr Datei-Explorer öffnet sich. Navigieren Sie zur entsprechenden Word-Datei und wählen Sie sie aus. |
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Die Word-Datei wird in einem neuen Word-Fenster geöffnet. Prüfen Sie hier die Signaturvorlage erneut. Fügen Sie bei Bedarf ein Kampagnen-Feld hinzu. Klicken Sie dann auf den Button , um die Vorlage in der empower® Bibliothek zu speichern (Abbildung 1744, „Button “). |
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Die empower® Bibliothek öffnet sich. Die Vorlage wird automatisch in den ersten Ordner in der Bibliothek hochgeladen. Sie wird nach dem ursprünglichen Dateinamen benannt. Um die Datei in einen anderen Ordner zu verschieben, schneiden Sie die Datei aus und fügen Sie sie in den anderen Ordner ein. Benennen Sie die Datei bei Bedarf um. |
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Die Word-Datei wird nun als Signaturvorlage in der empower® Bibliothek hochgeladen. |
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Wenn Sie eine bestehende Vorlage in Word geöffnet haben, können Sie sie in der empower® Bibliothek überschreiben. Um eine bestehende Signaturvorlage zu überschreiben, klicken Sie im empower® Ribbon in Word auf den Button . |
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Die empower® Bibliothek öffnet sich. Die bestehende Vorlage wird automatisch überschrieben. |
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Um eine Vorlage zu löschen, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann in der Navigationsleiste auf den Button (Abbildung 1745, „Button “). Ein Dialogfenster öffnet sich. |
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Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button (Abbildung 1746, „Dialogfenster zum Löschen“). |
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Wichtig
Wenn Sie eine Signaturvorlage aus der Bibliothek löschen, werden Benutzer, die diese Vorlage verwendet haben, benachrichtigt.
Sie müssen dann eine neue Signaturvorlage für ihre Signaturen auswählen.
Anmerkung
Der Dateiname, den Sie für die Vorlage in der empower® Bibliothek eingeben, ist auch der Anzeigename, der den Benutzern angezeigt wird.
Anmerkung
Wenn Sie eine bestehende Signaturvorlage bearbeiten, können Sie diese Vorlage nicht an einem anderen Speicherort auf Ihrem Gerät oder in der Bibliothek speichern.
Um eine neue Vorlage auf Basis einer bestehenden zu erstellen, kopieren Sie den Inhalt und erstellen Sie eine neue Word-Datei.
Anmerkung
Benutzer haben keinen direkten Zugriff auf die empower® Bibliothek in Outlook. Sie können nur aus den Vorlagen auswählen, die Sie als Administrator gespeichert haben.
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Ordner in der empower® Bibliothek können verschiedenen Unternehmen zugewiesen werden. Die Zuweisung ist obligatorisch. Wenn eine Vorlage keinem Unternehmen zugewiesen ist, wird sie in der Signaturverwaltung der Benutzer nicht angezeigt. |
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Wenn Sie einen Ordner einem Unternehmen zuweisen, wird die Signaturvorlage nur Mitarbeitern angeboten, die in ihrer Signaturverwaltung das jeweilige Unternehmen auswählen. |
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Klicken Sie hierzu auf den Button (Abbildung 1747, „Button “). Ein Dialogfenster öffnet sich. |
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Wählen Sie in diesem Dialogfenster die Unternehmen aus, denen Sie den Ordner zuweisen möchten. Um alle Unternehmen auf einmal auszuwählen, klicken Sie auf den Button (Abbildung 1748, „Dialogfenster zur Vorlagenzuweisung“ ). Wenn Sie alle Unternehmen abwählen möchten, klicken Sie auf den Button (Abbildung 1748, „Dialogfenster zur Vorlagenzuweisung“ ). Setzen Sie alternativ die Haken in den Kontrollkästchen der einzelnen Einträge. Klicken Sie dann auf den Button (Abbildung 1748, „Dialogfenster zur Vorlagenzuweisung“ ). |
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Anmerkung
Sie können nur ganze Ordner Unternehmen zuweisen. Die Zuweisung einzelner Vorlagen zu einem Unternehmen ist nicht möglich.
Anmerkung
Für weitere Informationen zur Unternehmensverwaltung siehe Unternehmensverwaltung.
Für weitere Informationen zur Signaturverwaltung siehe Signaturen verwalten.
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