Inhalte in empower® verwalten

Verfügbar ab Version: -

Betriebssystem: Windows

empower® Add-in: Docs

In empower® können Sie Ihre Inhalte zentral an einem Ort verwalten.

Wenn Sie neue Inhalte wie z. B. Dokumente erstellt haben, können Sie diese in der empower® Bibliothek speichern.

Nachdem Sie Inhalte in der empower® Bibliothek gespeichert haben, können Sie diese mithilfe von Ausschneide-, Kopier- und Einfügevorgängen verschieben, umbenennen oder aus der Bibliothek löschen.

Sie können diese Aktionen ausführen, wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Anmerkung

Für weitere Informationen zum Berechtigungskonzept siehe Berechtigungskonzept.

Für weitere Informationen zur Erstellung von Inhalten in der empower® Bibliothek siehe Neue Inhalte in der Bibliothek erstellen.

Für weitere Informationen zur Erstellung neuer Dokumente siehe Ein neues Dokument erstellen.

Inhalte in der Bibliothek speichern

Sobald Sie neue Inhalte in Word erstellt haben, können Sie diese in der empower® Bibliothek speichern.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die Elemente aus, die Sie speichern möchten.

    Wenn Sie ein einzelnes Objekt speichern möchten, wählen Sie das Objekt aus.

    Wenn Sie das gesamte Dokument speichern möchten, überspringen Sie diesen Schritt.

  2. Navigieren Sie im empower® Ribbon zur Gruppe Start.

  3. Klicken Sie auf den unteren Teil des Split-Buttons Bibliothek (Abbildung 1295, „Button Bibliothek“).

Abbildung 1295. Button Bibliothek

Button Bibliothek

  1. Klicken Sie im Drop-Down-Menü auf die Option Speichern (Abbildung 1296, „Option Speichern“).

    Ein Menü öffnet sich.

Abbildung 1296. Option Speichern

Option Speichern

  1. Wählen Sie im Menü den Element-Typen aus, den Sie speichern möchten.

  2. Klicken Sie dann auf den Button Speichern unter (Abbildung 1297, „Button Speichern unter“).

    Die Bibliothek öffnet sich.

Abbildung 1297. Button Speichern unter

Button Speichern unter

  1. Navigieren Sie in der Bibliothek zu dem Ordner, in dem Sie das Element speichern möchten.

  2. Ändern Sie den Namen des Elements.

  3. Klicken Sie auf den Button Speichern (Abbildung 1298, „Button Speichern in der Bibliothek“).

Abbildung 1298. Button Speichern in der Bibliothek

Button Speichern in der Bibliothek

Wenn Sie die vorhandene Version des Elements überschreiben möchten, navigieren Sie zu dessen ursprünglichen Speicherort, wählen Sie es aus und klicken Sie auf den Button Speichern.

Wichtig

Dokumentvorlagen mit relativen Links können nicht in der empower® Bibliothek gespeichert werden.

Ein Dialogfenster öffnet sich (Abbildung 1299, „Dokumentvorlage mit relativen Links“).

Abbildung 1299. Dokumentvorlage mit relativen Links

Dokumentvorlage mit relativen Links

Wichtig

Dateien, die größer sind als 500 MB, können nicht in der empower® Bibliothek gespeichert werden.

Anmerkung

Dateien, die durch den in Office integrierten Dokumentschutz oder durch Microsoft Purview Information Protection geschützt sind, können von empower® nicht verarbeitet werden.

Dateien mit einer Microsoft Purview Information Protection-Bezeichnung, die der Bezeichnung Öffentlich entspricht, können verarbeitet werden.

Für weitere Informationen zu Microsoft Purview Information Protection siehe Schützen Ihrer vertraulichen Daten mit Microsoft Purview.

Anmerkung

Dokumentvorlagen, in denen die in Word integrierte Funktion Bearbeitung einschränken verwendet wird, können gespeichert, aber im Anschluss nicht aus der empower® Bibliothek heruntergeladen werden.

Stellen Sie daher sicher, dass diese Funktion nicht in Dokumentvorlagen verwendet wird, die Sie in der empower® Bibliothek speichern.

Inhaltsbausteine speichern und bearbeiten

Label_For_Administrators.svg

Um einen Inhaltsbaustein in der empower® Bibliothek zu speichern, wählen Sie den Inhaltsbaustein, den Sie speichern möchten, aus und folgen Sie den Schritten 2 bis 4 unter Inhalte in der Bibliothek speichern.

Wählen Sie dann die Option Inhaltsbaustein (Abbildung 1300, „Inhaltsbaustein speichern“ (1)) aus der Liste aus und klicken Sie auf den Button Speichern unter (Abbildung 1300, „Inhaltsbaustein speichern“ (2)).

Speichern Sie den Inhaltsbaustein nun am gewünschten Speicherort ab.

Abbildung 1300. Inhaltsbaustein speichern

Inhaltsbaustein speichern

Wenn Sie Formatvorlagen für den Inhaltsbaustein verwendet haben, werden diese Formatvorlagen beim Speichern des Inhaltsbausteins beibehalten.

Wenn der Inhaltsbaustein in ein Dokument mit einem anderen Design eingefügt wird, passt sich der Inhaltsbaustein daher dem Design und den jeweiligen Formatvorlagen des Dokuments an.

Anmerkung

Das Vorschaubild in der empower® Bibliothek zeigt den Stil an, in dem der Inhaltsbaustein gespeichert wurde.

Inhaltsbausteine überschreiben

Um den Inhaltsbaustein überschreiben zu können, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Fügen Sie den Inhaltsbaustein aus der empower® Bibliothek ein.

  1. Falls der Tab Entwicklertools noch nicht in Ihren Ribbon-Tabs verfügbar ist, fügen Sie ihn zu Ihren Ribbon-Tabs hinzu.

    Für weitere Informationen siehe Entwicklertools in Word anzeigen.

  2. Navigieren Sie zum Tab Entwicklertools und klicken Sie auf den Button Entwurfsmodus (Abbildung 1301, „Entwurfsmodus aktivieren“).

    Sie können nun die Start- und Endmarkierung für das Rich-Text-Inhaltssteuerelement sehen (Abbildung 1302, „Start- und Endmarkierung für Inhaltssteuerelement“).

Abbildung 1301. Entwurfsmodus aktivieren

Entwurfsmodus aktivieren

Abbildung 1302. Start- und Endmarkierung für Inhaltssteuerelement

Start- und Endmarkierung für Inhaltssteuerelement

  1. Um das Rich-Text-Inhaltssteuerelement zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Startmarkierung und wählen Sie die Option Inhaltssteuerelement entfernen aus (Abbildung 1303, „Option Inhaltssteuerelement entfernen“).

  2. Klicken Sie erneut auf den Button Entwurfsmodus, um den Entwurfsmodus zu verlassen.

    Wenn Sie den Entwurfsmodus nicht verlassen, können Sie den Inhaltsbaustein nicht speichern.

  3. Nehmen Sie nun Ihre Änderungen an dem Inhaltsbaustein vor.

  4. Speichern Sie den Inhaltsbaustein wieder in der empower® Bibliothek am gleichen Speicherort und unter dem gleichen Namen ab.

    Ein Dialogfenster öffnet sich.

Abbildung 1303. Option Inhaltssteuerelement entfernen

Option Inhaltssteuerelement entfernen

  1. Bestätigen Sie in diesem Dialogfenster, dass Sie den Inhaltsbaustein überschreiben möchten, indem Sie auf den Button Ja klicken (Abbildung 1304, „Dialogfenster beim Überschreiben“).

Abbildung 1304. Dialogfenster beim Überschreiben

Dialogfenster beim Überschreiben

Wenn Sie das Rich-Text-Inhaltssteuerelement nicht löschen, öffnet sich ein Dialogfenster, wenn Sie versuchen, den Inhaltsbaustein zu überschreiben (Abbildung 1305, „Dialogfenster bei ausgewähltem Inhaltsbaustein“).

Dies liegt daran, dass ein Inhaltsbaustein nicht gespeichert werden kann, wenn er im aktuell geöffneten Dokument vorhanden ist.

Abbildung 1305. Dialogfenster bei ausgewähltem Inhaltsbaustein

Dialogfenster bei ausgewähltem Inhaltsbaustein

Wenn Sie sich noch im Entwurfsmodus befinden, während Sie einen Inhaltsbaustein speichern, öffnet sich ein Dialogfenster (Abbildung 1306, „Dialogfenster für Entwurfsmodus“).

Verlassen Sie den Entwurfsmodus, um den Inhaltsbaustein zu speichern.

Abbildung 1306. Dialogfenster für Entwurfsmodus

Dialogfenster für Entwurfsmodus

Anmerkung

Die gleiche Methode kann verwendet werden, wenn Sie mehrere Inhaltsbausteine in einem Dokument haben und aus bestehenden Inhaltsbausteinen und neuen Textbereichen einen neuen Inhaltsbaustein zusammenstellen möchten.

Wichtig

Sobald Sie die Start- und Endmarkierung des Inhaltsbausteins entfernen, wird das Inhaltssteuerelement nicht mehr aktualisiert.

Dokumente als Standard festlegen

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Wenn Ihnen Administratorenberechtigungen erteilt wurden, können Sie in Word eine unternehmensweite Standardvorlage festlegen, die für das gesamte Unternehmen verwendet wird.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die empower® Bibliothek.

  1. Navigieren Sie in dem Bereich Corporate Design Vorlagen zum gewünschten Teilbereich Dokumentvorlagen.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Vorlage, die Sie als Unternehmensstandard definieren möchten.

    Ein Kontextmenü öffnet sich.

  1. Klicken Sie im Kontextmenü auf die Option Standard Vorlage (Abbildung 1307, „Option Standard Vorlage“).

    Ein Dialogfenster öffnet sich.

Abbildung 1307. Option Standard Vorlage

Option Standard Vorlage

  1. Lesen Sie den Hinweis sorgfältig und stellen Sie sicher, dass alle Benutzer Zugriffsberechtigungen für die Vorlage haben.

  2. Bestätigen Sie im Dialogfenster den neuen unternehmensweiten Standard, indem Sie auf den Button Ja klicken (Abbildung 1308, „Dialogfenster für neuen Unternehmens-Standard“).

Abbildung 1308. Dialogfenster für neuen Unternehmens-Standard

Dialogfenster für neuen Unternehmens-Standard

Die Vorlage wird nun als Unternehmens-Standard markiert (Abbildung 1309, „Dokumentvorlage mit Markierung“).

Abbildung 1309. Dokumentvorlage mit Markierung

Dokumentvorlage mit Markierung

Um Ihre Auswahl des unternehmensweiten Standards rückgängig zu machen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Vorlage und wählen Sie die Option Standard entfernen aus (Abbildung 1310, „Option Standard entfernen“).

Ein Dialogfenster öffnet sich.

Abbildung 1310. Option Standard entfernen

Option Standard entfernen

Um den Vorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button Ja (Abbildung 1311, „Dialogfenster beim Entfernen des Unternehmens-Standards“).

Abbildung 1311. Dialogfenster beim Entfernen des Unternehmens-Standards

Dialogfenster beim Entfernen des Unternehmens-Standards

Wichtig

Wenn Sie den Unternehmensstandard setzen oder entfernen, werden Ihre Änderungen nach der nächsten Synchronisierung und nach einem Neustart von Word für alle Benutzer wirksam.

Anmerkung

Alternativ können Sie auf die Optionen Als Standard festlegen und Standard entfernen in der Navigationsleiste über die Gruppe Auswahl zugreifen.

Inhalte ausschneiden, kopieren und einfügen

Sie können Inhalte ausschneiden, kopieren und einfügen, um Kopien zu erstellen oder Inhalte innerhalb der Bibliothek zu verschieben.

Sie können Elemente und Ordner ausschneiden und einfügen. Ordner können jedoch nicht kopiert werden.

Sie können auch mehrere Elemente gleichzeitig auswählen. Eine gleichzeitige Auswahl von Elementen und Ordnern ist jedoch nicht möglich.

Um ein Element auszuschneiden, wählen Sie es aus und navigieren Sie zur Gruppe Zwischenablage. Klicken Sie anschließend auf den Button Ausschneiden (Abbildung 1312, „Button Ausschneiden“).

Abbildung 1312. Button Ausschneiden

Button Ausschneiden

Das Element wird als ausgeschnitten markiert, bis es erneut eingefügt wird.

Um ein Element zu kopieren, wählen Sie es aus und navigieren Sie zur Gruppe Zwischenablage. Klicken Sie anschließend auf den Button Kopieren (Abbildung 1313, „Button Kopieren“).

Abbildung 1313. Button Kopieren

Button Kopieren

Sobald Sie eine der beiden Aktionen (Ausschneiden oder Kopieren) ausgeführt haben, steht die Einfüge-Funktion zur Verfügung.

Um ein Element an einem bestimmten Ort in der empower® Bibliothek einzufügen, navigieren Sie zu diesem Ort. Navigieren Sie dann in der Navigationsleiste zur Gruppe Zwischenablage und klicken Sie auf den Button Einfügen (Abbildung 1314, „Button Einfügen“).

Abbildung 1314. Button Einfügen

Button Einfügen

Das Element oder der Ordner wird an der neuen Position eingefügt.

Anmerkung

Alternativ können Sie die Optionen Ausschneiden, Kopieren und Einfügen auch über das Kontextmenü eines Elements oder Ordners aufrufen, oder für Kopieren und Einfügen die folgenden Tastenkombinationen verwenden:

Kopieren – Strg + C

Einfügen – Strg + V

Anmerkung

Wenn Sie ein Element in einen Ordner einfügen, der bereits ein Element mit demselben Namen enthält, wird der Name Ihrer Kopie durch eine Zahl in Klammern ergänzt.

Wenn Sie einen Ordner an einem Ort einfügen, an dem bereits ein Ordner mit demselben Namen vorhanden ist, behalten beide Ordner den gleichen Namen.

Wichtig

Die Unterbereiche des Bereichs Corporate Design Vorlagen können nicht als Ganzes ausgeschnitten, kopiert oder eingefügt werden. Sie können jedoch Inhalte aus diesen Bereichen in andere Bereiche kopieren und einfügen.

Inhalte umbenennen

Um ein Element oder einen Ordner umzubenennen, wählen Sie das Element oder den Ordner in der Bibliothek aus. Navigieren Sie anschließend in der Navigationsleiste zur Gruppe Organisieren und klicken Sie auf den Button Umbenennen (Abbildung 1315, „Button Umbenennen“).

Abbildung 1315. Button Umbenennen

Button Umbenennen

Geben Sie den neuen Namen des Elements ein (Abbildung 1316, „Element umbenennen“).

Abbildung 1316. Element umbenennen

Element umbenennen

Drücken Sie Enter oder wählen Sie ein anderes Element aus, um den Umbenennungsvorgang abzuschließen und den neuen Namen zu speichern.

Um den Vorgang abzubrechen, drücken Sie die ESC-Taste.

Wenn Sie ein Element in einem Ordner umbenennen, der bereits ein Element mit demselben Namen enthält, wird der Name durch eine Zahl in Klammern ergänzt.

Wenn Sie einen Ordner an einem Ort umbenennen, an dem bereits ein Ordner mit demselben Namen vorhanden ist, behalten beide Ordner den gleichen Namen.

Anmerkung

Alternativ können Sie die Option Umbenennen auch über das Kontextmenü eines Elements oder Ordners aufrufen.

Wichtig

Sie können die Inhalte von Integrationsordnern wie Unsplash, Icons8 oder SharePoint nicht umbenennen. Sie können jedoch die Integrationsordner selbst umbenennen.

Die Unterbereiche des Bereichs Corporate Design Vorlagen können nicht umbenannt werden. Sie können jedoch Inhalte innerhalb dieser Bereiche umbenennen, sofern Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.

Inhalte löschen

Um Inhalte zu löschen, wählen Sie sie in der Bibliothek aus. Navigieren Sie anschließend zur Gruppe Organisieren und klicken Sie auf den Button Löschen (Abbildung 1317, „Button Löschen“).

Abbildung 1317. Button Löschen

Button Löschen

Ein Dialogfenster öffnet sich.

Um den Vorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button Ja (Abbildung 1318, „Dialogfenster zum Löschvorgang“).

Abbildung 1318. Dialogfenster zum Löschvorgang

Dialogfenster zum Löschvorgang

Das Element wird aus der empower® Bibliothek gelöscht.

Wichtig

Wenn Sie einen Ordner löschen, wird der gesamte Inhalt gelöscht.

Anmerkung

Alternativ können Sie die Option Löschen auch über das Kontextmenü eines Elements oder Ordners aufrufen.

Anmerkung

Wenn Die Funktion Papierkorb von Ihren empower® Administratoren aktiviert wurde, können Sie gelöschte Inhalte im Papierkorb wiederfinden.

Für weitere Informationen zum Papierkorb siehe Papierkorb nutzen.

Wichtig

Sie können Integrationsordner wie Unsplash oder Icons8 sowie deren Inhalte nicht löschen.

Sie können die Unterbereiche des Bereichs Corporate Design Vorlagen löschen.

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