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Verfügbar ab Version: - |
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Betriebssystem: Windows |
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empower® Add-in: Charts |
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Zusätzlich zu integrierten Datenquellen können Sie auch externe Excel-Datenquellen verwenden. |
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Verknüpfen Sie dazu Excel-Bereiche mit Charts, Tabellen, Bildern oder Text. |
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Öffnen Sie die externe Excel-Datei am besten, bevor Sie den Excel-Link erstellen. Die Datei muss bereits gespeichert sein. Die Datei kann entweder lokal auf Ihrem Gerät oder auf einem Netzlaufwerk gespeichert sein. Wenn eine SharePoint-, OneDrive- oder Teams-Datei auch lokal synchronisiert ist, können Sie diese auch im Datei-Explorer auswählen. |
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Um einen Excel-Link zu erstellen, klicken Sie auf den Button in der Aktionsleiste Ihres Charts (Abbildung 1, „Button “). Ein Drop-Down-Menü öffnet sich. |
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Wählen Sie dann die Option (Abbildung 2, „Option “). Ein Dialogfenster öffnet sich. |
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Wählen Sie in diesem Dialogfenster eine Excel-Datei mit Inhalten aus, die Sie mit Ihrem Chart verknüpfen möchten (Abbildung 3, „Dialogfenster “). Geöffnete Dateien werden immer oben in der Liste angezeigt. |
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Wenn Sie eine bereits geöffnete Datei verwenden möchten, wählen Sie sie aus der Liste aus. Wenn Sie eine lokal gespeicherte Datei oder eine Datei auf einem Netzlaufwerk verwenden möchten, klicken Sie auf den Button (Abbildung 4, „Button “). |
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Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, legen Sie den Bereich fest, den Sie verknüpfen möchten. Das Excel-Fenster öffnet sich rechts auf Ihrem Bildschirm (Abbildung 5, „Excel-Bereich auswählen“). Der zu wählende Bereich wird in der Regel automatisch erkannt. Sie können jedoch jederzeit Änderungen vornehmen. Wählen Sie den Bereich aus, indem Sie Ihre Maus von einer Ecke zur anderen ziehen. Geben Sie den Bereich alternativ manuell ein. Wenn Sie dem Bereich einen Namen gegeben haben, können Sie auch den Namen eingeben. Stellen Sie sicher, dass das Arbeitsblatt im Eingabefeld definiert ist. Andernfalls ist die Eingabe ungültig. Klicken Sie dann auf den Button im Excel-Dialogfenster. |
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Sie können nicht nur einen gesamten Bereich auswählen, sondern auch Teilbereiche miteinander verknüpfen (Abbildung 6, „Excel-Teilbereich auswählen“). So können Sie bestimmte Spalten aus der Quelldatei von Charts ausschließen. Verwenden Sie dazu Ihren Mauszeiger, um einen Bereich auszuwählen, und drücken Sie dann die Taste , um einen weiteren Bereich auszuwählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie auf den Button klicken. |
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Sie können auch Excel-Dateien verknüpfen, die zusammengefasste Zellen enthalten. Wenn Sie einen Excel-Link für ein Daten-Chart erstellen, stellen Sie sicher, dass der zu verlinkende Excel-Bereich nur numerische Werte enthält. Wenn eine Zelle Text enthält, wird diese Zelle ignoriert und die Daten werden nicht in das Daten-Chart übertragen. |
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Alternativ können Sie einen Excel-Bereich per Copy & Paste mit einem Chart verknüpfen. Kopieren Sie dazu den Excel-Bereich mit und wählen Sie dann Ihr Chart aus und drücken Sie . |
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Wenn Sie diese Tastenkombination bei Charts verwenden, die mit empower® erstellt wurden, wird der Excel-Link automatisch erstellt und eine Benachrichtigungsleiste wird angezeigt. Um die Standardeinstellungen zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button (Abbildung 7, „Benachrichtigungsleiste für eingefügten Excel-Link“). Die Excel-Link-Einstellungen öffnen sich. |
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Nach dem Erstellen des Excel-Links über die Benutzeroberfläche öffnen sich ebenfalls die Excel-Link-Einstellungen. Diese Einstellungen hängen vom Chart-Typ ab, für den Sie den Excel-Link verwenden. Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie in den folgenden Kapiteln. |
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Wenn Sie einen Excel-Link für Ihr Chart erstellt haben, können Sie ihn jederzeit bearbeiten oder entfernen. |
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Um den Excel-Link zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button in der Aktionsleiste und wählen Sie dann die Option aus (Abbildung 8, „Option “). Die Excel-Link-Einstellungen öffnen sich. |
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Um den Excel-Link zu entfernen, klicken Sie auf den Button in der Aktionsleiste und wählen Sie dann die Option aus (Abbildung 9, „Option “). Ein Dialogfenster öffnet sich. |
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Um den Vorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button (Abbildung 10, „Dialogfenster zur Entfernung des Excel-Links“). |
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Zusätzlich können Sie die verknüpfte Excel-Datei über den Button öffnen (Abbildung 11, „Option “). Die Excel-Datei öffnet sich in einem neuen Fenster. |
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Um Ihr Chart zu aktualisieren und Änderungen am Excel-Bereich anzuzeigen, klicken Sie auf den Button in der Aktionsleiste (Abbildung 12, „Button “). |
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Wenn es Aktualisierungen gibt, öffnet sich ein Dialogfenster (Abbildung 13, „Update-Benachrichtigung“). Bestätigen Sie hier, ob Sie die Änderungen übernehmen möchten. |
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Wenn sich die Größe des Excel-Bereichs in der verknüpften Excel-Datei ändert, wird das Chart entsprechend verkleinert oder vergrößert. |
Wichtig
empower® verweist zur Lokalisierung der verknüpften Excel-Datei auf den Dateipfad. Löschen oder verschieben Sie die Datei daher nicht. Wenn die verknüpfte Datei nicht mehr gefunden wird, öffnet sich ein Dialogfenster.
Wichtig
Wenn Sie ein Gantt-Chart, das mit Excel verlinkt ist, bearbeiten, werden alle Änderungen wie z. B. hinzugefügte Gantt-Objekte, hinzugefügte Beschriftungstexte und Textänderungen nach dem nächsten Excel-Link-Update zurückgesetzt. Wenn Sie nur die Formatierung in Beschriftungen ändern, werden diese Änderungen nicht zurückgesetzt.
Wenn Sie die Änderungen behalten möchten, nehmen Sie die Änderungen in der verlinkten Excel-Datei vor oder entfernen Sie den Excel-Link.
Anmerkung
Wenn Sie einen Excel-Bereich mit ausgeblendeten Zeilen oder Spalten mit einem Chart verknüpfen, werden diese Daten auch im Chart ausgeblendet. Wenn Sie den Excel-Link entfernen, sind diese Daten weiterhin im Chart verfügbar.
Anmerkung
Denken Sie immer daran, Spalten- und/oder Zeilenüberschriften in Ihre Auswahl einzuschließen.
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In PowerPoint können Sie auch Tabellen und Text mit Excel-Bereichen verknüpfen. |
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Um einen Excel-Link für eine Tabelle zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: |
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Alternativ können Sie einen Excel-Link auch per Copy & Paste erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie in den obenstehenden Anleitungen für Excel-Links für Charts. |
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Ergänzend zu diesen Anleitungen klicken Sie nach dem Einfügen der Daten auf den Button (Abbildung 17, „Button “). Andernfalls wird die Tabelle nicht verknüpft. |
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Anmerkung
Die PowerPoint-Tabelle wird immer an die Excel-Zellen angepasst. Es erfolgt jedoch keine automatische Anpassung der Spaltenbreiten oder Zellformate.
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Um einen Excel-Link für Text zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: |
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Alternativ können Sie einen Excel-Link auch per Copy & Paste erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie in den obenstehenden Anleitungen für Excel-Links für Charts. |
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Ergänzend zu diesen Anleitungen klicken Sie nach dem Einfügen des Textes auf den Button . Andernfalls wird der Text nicht verknüpft. |
Anmerkung
Sie können mehrere Excel-Links für Text in einem Platzhalter erstellen.
Anmerkung
Wenn ein Excel-Link zu einer PowerPoint-Tabelle erstellt wird, wird Text, der hochgestellt oder tiefgestellt formatiert ist, übernommen und im Chart korrekt angezeigt. Wenn eine Excel-Verknüpfung zu einem PowerPoint-Text erstellt wird, wird Text, der hochgestellt oder tiefgestellt formatiert ist, aufgrund einer technischen Einschränkung in PowerPoint nicht hochgestellt oder tiefgestellt angezeigt.
Anmerkung
Für Tabellen und Text, die mit einem Excel-Bereich verknüpft sind, stehen Ihnen in der jeweiligen Aktionsleiste die Optionen , , und zur Verfügung (Abbildung 19, „Aktionsleiste für verknüpfte Objekte“).
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In den Excel-Link-Einstellungen für Daten-Charts, Gantt-Charts, Tabellen und Text können Sie die Verlinkungsquelle (Datei und Bereich) anpassen und weitere Änderungen vornehmen. |
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Um die verknüpfte Excel-Datei oder den Excel-Bereich zu ändern, klicken Sie auf die -Symbole neben den Eingabefeldern (Abbildung 20, „-Symbole in den Excel-Link-Einstellungen“). Wenn Sie auf das -Symbol klicken, um die Datei zu ändern, können Sie Ihre Dateien durchsuchen. Wenn Sie auf das -Symbol klicken, um den Bereich zu ändern, öffnet sich die aktuell verknüpfte Excel-Datei und Sie können einen neuen Bereich auswählen. |
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Zusätzlich können Sie entscheiden, ob Sie die dynamische Bereichsanpassung verwenden möchten. Wenn Sie sich entscheiden, Ihren Excel-Bereich dynamisch anzupassen, startet empower® immer in der oberen linken Ecke Ihres Bereichs und erweitert ihn nach rechts und unten, bis leere Zellen erkannt werden. Um die dynamische Bereichsanpassung zu aktivieren, stellen Sie den Toggle-Button für auf An (Abbildung 21, „Dynamische Größe aktivieren“). Auf diese Weise wird der Datenbereich automatisch erweitert, wenn Sie in der Excel-Datei eine Spalte oder Zeile hinzufügen. |
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Um Ihr Chart jedes Mal beim Öffnen der Präsentation zu aktualisieren, stellen Sie den Toggle-Button für auf An (Abbildung 22, „Automatische Aktualisierung aktivieren“). Wenn diese Einstellung aktiviert ist, prüft empower® bei jedem Öffnen der Präsentation, ob die verknüpfte Excel-Datei aktualisiert wurde. |
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Um einen relativen Pfad zu verwenden, speichern Sie zunächst Ihre Präsentation. Stellen Sie dann den Toggle-Button für auf An (Abbildung 23, „Relativen Pfad aktivieren“). |
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Anstelle eines absoluten Pfades können Sie mit dieser Einstellung einen relativen Pfad zwischen der jeweiligen PowerPoint- und Excel-Datei verwenden. Wenn Sie eine PowerPoint- oder Excel-Datei als E-Mail-Anhang versenden möchten, kann der Empfänger diese Dateien auf seinem lokalen Laufwerk speichern. Auch, wenn der Verweis auf das Chart auf einen für den Empfänger nicht zugänglichen Pfad zeigt, kann eine Verknüpfung zum Excel-Bereich über den relativen Pfad hergestellt werden, sofern die Dateien in gleicher Weise gespeichert wurden. Wenn die Originaldateien beispielsweise im selben Ordner abgelegt wurden, müssen die Dateien beim lokalen Speichern ebenfalls im selben Ordner liegen. |
Anmerkung
Die dynamische Bereichsanpassung wird nicht unterstützt, wenn Teilbereiche einer Excel-Datei ausgewählt wurden.
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Für Daten-Charts gibt es spezielle Einstellungen. |
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Um die Zeilen im Excel-Bereich als Serien zu verwenden, wählen Sie die Option (Abbildung 24, „Serien-Optionen“). Um die Spalten im Excel-Bereich als Serien zu verwenden, wählen Sie die Option (Abbildung 24, „Serien-Optionen“). |
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Wenn Sie einen ungültigen Excel-Bereich für ein Daten-Chart verknüpfen, wird ein Hinweis angezeigt. Dieser Hinweis informiert Sie darüber, welche Spalten oder Zeilen fehlen (Abbildung 25, „Hinweis zu ungültigem Bereich“). Sie können den Excel-Link erst anwenden, wenn er gültig ist. |
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Für Gantt-Charts gibt es spezielle Einstellungen. |
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Um den im Gantt-Chart angezeigten Zeitraum automatisch an den Excel-Bereich anzupassen, stellen Sie den Toggle-Button für auf An (Abbildung 26, „Automatische Anpassung aktivieren“). |
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Wenn Sie einen ungültigen Excel-Bereich für ein Gantt-Chart verknüpfen, können Sie den Excel-Link trotzdem anwenden. Ein Dialogfenster öffnet sich (Abbildung 27, „Fehlermeldung“). Nach dem Schließen des Dialogfensters wird eine Benachrichtigungsleiste angezeigt, die Sie darüber informiert, dass es Probleme in der verknüpften Excel-Datei gibt. |
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Klicken Sie auf den Button , um den Excel-Bereich zu prüfen und erneut anzupassen (Abbildung 28, „Benachrichtigungsleiste für ungültigen Excel-Bereich im Gantt-Chart – Button “). Klicken Sie auf den Button , um eine Fehlerliste zu öffnen (Abbildung 29, „Benachrichtigungsleiste für ungültigen Excel-Bereich im Gantt-Chart – Button “). |
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In der Fehlerliste können Sie sehen, ob Spalten fehlen oder ungültig sind (Abbildung 30, „Fehlerliste“). |
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Für Tabellen gibt es spezielle Einstellungen. |
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Um die in Excel verwendeten Farben auf die Tabelle in PowerPoint zu übertragen, stellen Sie den Toggle-Button für auf An (Abbildung 31, „Excel-Farben aktivieren“). Ihre Tabelle wird dann farblich wie der Excel-Bereich dargestellt. |
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Wenn Sie eine PowerPoint-Datei geöffnet haben und wissen möchten, ob es auf der aktuellen Folie Excel-Links gibt, klicken Sie auf den Button und wählen Sie die Option aus (Abbildung 32, „Option “). |
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Alle Objekte mit Excel-Links werden mit einem orangefarbenen Rahmen markiert. |
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Um alle Excel-Links auf einmal zu aktualisieren, anstatt sie einzeln zu aktualisieren, klicken Sie auf den Button und wählen Sie die Option aus (Abbildung 33, „Option “). |
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Wenn es Aktualisierungen gibt, öffnet sich ein Dialogfenster (Abbildung 34, „Update-Benachrichtigung für gesamte Präsentation“). Bestätigen Sie hier, ob Sie die Änderungen übernehmen möchten. |
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Anstatt den Excel-Link aus PowerPoint zu erstellen, können Sie auch einen Excel-Link aus einer Excel-Datei heraus erstellen. |
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Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten: |
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In beiden Fällen muss die PowerPoint-Datei bereits geöffnet sein. Andernfalls sind die Buttons ausgegraut. |
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Um einen Excel-Bereich mit einem vorhandenen PowerPoint-Objekt zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor: |
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Alternativ können Sie auch einen vorhandenen Excel-Link ersetzen. In diesem Fall heißt der Button anstelle von (Abbildung 37, „Button “). |
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Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie auf den Button über einem Objekt (Abbildung 38, „Button “). |
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Um einen Excel-Bereich mit einem neuen PowerPoint-Objekt zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor: |
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Ein als Bild in PowerPoint eingefügtes Excel-Objekt kann ein Bereich oder eine Tabelle, ein Excel-Chart oder eine Form sein. Als Bilder verknüpfte Excel-Bereiche und Tabellen sind auch mit dem Live-Update-Modus kompatibel. Das Bild auf der Folie wird entsprechend der verknüpften Excel-Daten aktualisiert. Das Live-Update funktioniert aufgrund technischer Einschränkungen von Excel nicht für Excel-Charts oder Formen, die als Bilder mit PowerPoint verknüpft sind. |
Wichtig
Wenn Sie einen Excel-Bereich als Bild verknüpfen, stellen Sie sicher, dass der Inhalt des Excel-Bereichs in der Excel-Datei vollständig angezeigt wird. Andernfalls wird er auch im Bild in PowerPoint abgeschnitten.
Anmerkung
Wenn Sie einen Excel-Bereich als Bild verknüpfen, ist das Bild automatisch im Seitenverhältnis gesperrt und wird nicht verzerrt, wenn seine Größe manuell angepasst wird.
Anmerkung
Für Bilder, die mit einem Excel-Bereich verknüpft sind, stehen Ihnen in der jeweiligen Aktionsleiste die Optionen , , und zur Verfügung.
Anmerkung
Für weitere Informationen zu den Excel-Link-Einstellungen siehe Allgemeine Excel-Link-Einstellungen.
Für weitere Informationen zum Live-Update-Modus siehe Live-Update-Modus.
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Wenn Sie eine Excel-Datei geöffnet haben und nicht sicher sind, welche Bereiche in der Datei bereits mit PowerPoint verknüpft sind, können Sie verknüpfte Bereiche in Excel hervorheben. |
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Navigieren Sie zur Gruppe empower im Tab Einfügen und klicken Sie auf den Button (Abbildung 41, „Option “). |
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Die Bereiche, die mit PowerPoint verknüpft sind, werden hervorgehoben. Klicken Sie auf den Rand eines solchen Bereichs, um die Link-Informationen anzuzeigen. Ein Dialogfenster öffnet sich. |
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Hier sehen Sie alle Excel-Links, die für den ausgewählten Excel-Bereich erstellt wurden (Abbildung 42, „Excel-Link-Übersicht“). In der Tabelle können Sie den Dateipfad, die Foliennummer, den Excel-Bereich und den Status des Excel-Links einsehen. |
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Um die PowerPoint-Datei mit dem verknüpften Objekt zu öffnen, wählen Sie den Eintrag aus der Liste aus und klicken Sie auf den Button (Abbildung 43, „Button “). |
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Wenn PowerPoint bereits geöffnet ist, klicken Sie auf den Button (Abbildung 44, „Buttons und “ ). In diesem Fall können Sie auch alle Excel-Links auf einmal aktualisieren, indem Sie auf den Button klicken (Abbildung 44, „Buttons und “ ). |
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Um einen Eintrag aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf das -Symbol (Abbildung 45, „-Symbole für einzelne Einträge“). Diese Aktion entfernt nur den Listeneintrag, nicht den Excel-Link selbst. |
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Sie können auch alle Einträge auf einmal entfernen, indem Sie auf den Button klicken (Abbildung 46, „Button “). |
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Um die Link-Übersicht aller Links in der aktuellen Excel-Datei anzuzeigen, erweitern Sie das Drop-Down-Menü des Buttons und wählen Sie die Option aus (Abbildung 47, „Option “). Hier stehen Ihnen dieselben Optionen wie für einzelne Bereiche zur Verfügung. |
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