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Verfügbar ab Version: - |
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Betriebssystem: Browser |
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empower® Add-in: Web-Komponenten |
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Wenn Word und Outlook zum ersten Mal nach der Installation von empower® gestartet werden, wird das Standardprofil entweder automatisch geladen oder im Hintergrund erstellt. |
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Wenn Sie Änderungen an Ihrem Profil vornehmen möchten oder ein neues Profil erstellen möchten, siehe Profile verwalten. |
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Sie können die Profilverwaltung über Outlook Online und Word Online öffnen. |
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Um Ihre Profilverwaltung in Word Online zu öffnen, navigieren Sie zum empower® Ribbon und klicken Sie auf den Button (Abbildung 150, „Button in Word Online“). |
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Um Ihre Profilverwaltung in Outlook Online zu öffnen, navigieren Sie zur Gruppe Add-ins und klicken Sie auf den Button (Abbildung 151, „Button “). Ein Drop-Down-Menü öffnet sich. |
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Klicken Sie auf den Button (Abbildung 152, „Option “). |
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Für beide Anwendungen öffnet sich der gleiche neue Tab. |
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Auf der linken Seite des Fensters werden Ihr Standardprofil und alle weiteren von Ihnen bisher erstellten Profile unter Meine Profile angezeigt. Referenzierte Profile werden unter Referenzierte Profile aufgelistet. Wenn Sie eines der Profile ausgewählt haben, wird es auf der rechten Seite angezeigt (Abbildung 153, „Profilinformationen“). |
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Wichtig
Stellen Sie sicher, dass Pop-up-Fenster für Outlook Online und Word Online in Ihrem Browser erlaubt sind. Ist dies nicht der Fall, kann empower® den neuen Tab nicht öffnen.
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Um ein Profil zu bearbeiten, wählen Sie es aus der Profilliste aus. Es wird im Bearbeitungsmodus auf der rechten Seite angezeigt. |
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Die Basis-Daten werden automatisch aus dem synchronisierten Verzeichnisdienst Ihres Unternehmens abgerufen und in Ihre Profilfelder synchronisiert. Felder, die auf diese Weise ausgefüllt werden, sind durch ein -Symbol gekennzeichnet (Abbildung 154, „-Symbol für automatisch synchronisierte Daten“). empower® synchronisiert regelmäßig die Daten des Verzeichnisdienstes, um sicherzustellen, dass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind. |
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Ein -Symbol (Abbildung 155, „-Symbol für nicht automatisch synchronisierte Daten“) zeigt an, dass: |
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Ergänzen Sie alle fehlenden Daten, die Sie hinzufügen möchten. Ändern Sie existierende Daten nur vorübergehend, wenn nötig. |
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Wenn Sie Daten geändert haben, wird die Eingabe fett gedruckt angezeigt (Abbildung 156, „Fettdruck für manuell geänderte Daten“). |
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Um ein spezifisches Profilfeld auf die im Verzeichnisdienst gespeicherten persönlichen Daten zurückzusetzen (falls zutreffend) und somit die von Ihnen manuell eingegebenen Daten zu löschen, klicken Sie auf das -Symbol. |
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Wenn Sie mit der Eingabe Ihrer Daten fertig sind, klicken Sie auf den Button (Abbildung 157, „Button “). |
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Wenn Sie Ihre Änderungen nicht speichern und Ihr Profil auf die initiale Version zurücksetzen möchten, klicken Sie auf den Button (Abbildung 158, „Button “). |
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Ein Dialogfenster öffnet sich. Um Ihre Änderungen zu bestätigen, klicken Sie auf den Button (Abbildung 159, „Dialogfenster beim Zurücksetzen“). |
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Wichtig
Ziel sollte es sein, dass der Verzeichnisdienst Ihres Unternehmens immer aktuelle und korrekte Daten enthält. Daher sollten Sie sich an Ihren IT-Administrator wenden, um im Bedarfsfall Daten im Verzeichnisdienst korrigieren zu lassen. Sobald die aus dem Verzeichnisdienst synchronisierten Daten wieder aktuell sind, klicken Sie auf das -Symbol, um das/die Profilfeld/er wieder auf die gespeicherten Daten aus Ihrem Verzeichnisdienst zu setzen.
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Um ein Profil umzubenennen, wählen Sie es aus der Profilliste aus und klicken Sie auf den Button (Abbildung 160, „Button “). |
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Geben Sie den neuen Namen in das Eingabefeld ein und drücken Sie (Abbildung 161, „Eingabefeld für neuen Profilnamen“). |
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Um eine neue Übersetzung hinzuzufügen, klicken Sie unter Übersetzungen auf den Button (Abbildung 162, „Button für Übersetzungen“). |
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Wählen Sie nun die Sprache für die Übersetzung aus, die Sie hinzufügen möchten (Abbildung 163, „Sprachauswahl“). |
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Sobald Sie die Sprache ausgewählt haben, erscheint die Übersetzung im Bearbeitungsmodus. Der Bearbeitungsmodus funktioniert wie der normale Bearbeitungsmodus für Profile. |
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Die Daten werden aus dem Verzeichnisdienst in der Standardsprache vorgeladen. Um die Daten zu bearbeiten und mit Übersetzungen zu ersetzen, geben Sie die neuen Werte in die Eingabefelder ein. |
Anmerkung
Für weitere Information zum Bearbeitungsmodus siehe Profil bearbeiten.
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Um ein Profil hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button (Abbildung 164, „Button “). Ein Drop-Down-Menü öffnet sich. |
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Klicken Sie in dem Drop-Down-Menü auf den Button (Abbildung 165, „Option “). Das neue Profil wird im Bearbeitungsmodus auf der rechten Seite angezeigt. |
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Daten aus dem Verzeichnisdienst werden vorgeladen. Wie oben erwähnt, können Sie diese Daten überschreiben, indem Sie manuell andere Daten eingeben. |
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Wenn Sie mit der Eingabe Ihrer Daten fertig sind, klicken Sie auf den Button . |
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Sobald mehr als ein Profil erstellt wurde, kann jedes der Profile als Standard festgelegt werden. Das erste Profil, das automatisch erstellt wird, ist vorerst als Standard festgelegt. |
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Um Ihre Standardprofile zu verwalten, klicken Sie auf den Button (Abbildung 166, „Button “). Ein Dialogfenster öffnet sich. |
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In diesem Dialogfenster können Sie bis zu drei Standardprofile festlegen, die verwendet werden, um Ihre Dokumente auszufüllen oder um Ihre E-Mail-Signatur zu erstellen (Abbildung 167, „Standardprofile festlegen“). Sie können aus allen Profilen wählen, die in Ihrer Profilverwaltung unter Meine Profile und Referenzierte Profile aufgelistet sind. Das Hinzufügen von mehreren Standardprofilen ist nützlich, wenn eine Dokumentvorlage mehrere Platzhalter für Daten aus mehreren Profilen enthält. |
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Außerdem können Sie einen zu verwendenden Standardstandort und eine Standardsprache einstellen. In der Liste unter Standardstandort werden alle verfügbaren Unternehmen und Standorte aufgelistet (Abbildung 168, „Standortdaten“). Um einen Standardstandort hinzuzufügen, wählen Sie einen aus der Liste aus. Wenn kein Standardstandort vorhanden ist, wird das Dokument nicht automatisch ausgefüllt und empower® wird Sie jedes Mal, wenn eine Dokumentvorlage geöffnet wird, auffordern, einen Standort auszuwählen. |
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In dem Drop-Down-Menü unter Standardsprache werden alle verfügbaren Sprachen aufgelistet (Abbildung 169, „Übersetzung“). Um eine Standardübersetzung hinzuzufügen, wählen Sie eine Sprache aus der Liste aus. Die Spracheinstellung ist maßgeblich für die Darstellung der referenzierten Profil- und Unternehmensdaten. Informationen, die in empower® durch Ihre empower® Administratoren mehrsprachig gepflegt werden, werden gemäß der auswählten Sprache abgebildet. Ein referenziertes Land (z. B. Deutschland) aus einem Standort wird je nach getätigter Sprachauswahl beispielsweise als Deutschland oder Germany abgebildet. In empower® kann für Spracheinstellungen ein Default (Standard) konfiguriert werden. Standardmäßig ist Englisch als Standardsprache hinterlegt. Fällt die Auswahl auf Default, wird die Dokumentvorlage gemäß der hinterlegten Standardsprache befüllt. |
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Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Button (Abbildung 170, „Button “). Ihre Einstellungen werden gespeichert. |
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Anmerkung
Abhängig von Ihren Berechtigungen sehen Sie nicht alle verfügbaren Standorte und Unternehmen in der Liste. Daher sehen Sie nur Standorte und Unternehmen, die für Ihre Arbeit relevant sind.
Anmerkung
Je nach Konfiguration Ihrer empower® Umgebung kann die Auswahl an verfügbaren Sprachen, aus denen Sie wählen können, variieren.
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Im Falle einer Krankheits- oder Urlaubsvertretung kann es hilfreich sein, E-Mails im Namen einer anderen Person mit deren Signatur versenden zu können. Deshalb bietet empower® die Möglichkeit, auf andere Profile als Ihr eigenes zu verweisen. |
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Sobald für einen Benutzer ein Standardprofil erstellt wurde, können danach suchen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: |
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Im Gegensatz zu Ihren eigenen Profilen können Sie die Profile Ihrer Kollegen nicht in der Profilverwaltung bearbeiten. |
Wichtig
Die Absenderadresse, die angezeigt wird, wenn ein Adressat eine E-Mail erhält, ist immer das Postfach (die E-Mail-Adresse), in das Sie beim Erstellen einer neuen E-Mail eingeloggt waren. Die Verwendung einer Signatur, die auf einem referenzierten Profil basiert, hat also keinen Einfluss darauf, von welchem Postfach die E-Mail gesendet wurde
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Um ein Profil zu löschen, wählen Sie das entsprechende Profil aus und klicken Sie auf den Button (Abbildung 174, „Button “). |
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Ein Dialogfenster öffnet sich. Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf den Button (Abbildung 175, „Dialogfenster für den Löschvorgang“). |
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Anmerkung
Wenn Sie ein Profil aus der Liste Meine Profile löschen, wird es gänzlich gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.
Wenn Sie ein Profil aus der Liste Referenzierte Profile löschen, wird es nur aus Ihrer Liste referenzierter Profile gelöscht. Das Profil kann dann erneut referenziert werden.
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