Automatisierte Vorlagen in Word verwenden

Verfügbar ab Version: 9.0

Betriebssystem: Windows

empower^® Add-in: Document Automation

Automatisierte Vorlagen haben ein spezielles Symbol, das anzeigt, dass sie automatisiert sind (Abbildung 1, „Automatisiertes Dokument mit Symbol“).

Abbildung 1. Automatisiertes Dokument mit Symbol

Um eine solche Vorlage zu öffnen, klicken Sie mit einem Doppelklick auf die Vorlage oder klicken Sie auf den Button Öffnen (Abbildung 2, „Automatisierte Vorlage öffnen“).

Ein Dialogfenster öffnet sich.

Abbildung 2. Automatisierte Vorlage öffnen

Anmerkung

Wenn Sie zum ersten Mal eine automatisierte Vorlage verwenden, erscheint ein Anmeldefenster, bevor Sie die Vorlage verwenden können.

Verwenden Sie in diesem Fenster Ihre empower^® Anmeldedaten. Sie werden dann automatisch weitergeleitet.

Die Vorlage ausfüllen

Im Dialogfenster finden Sie alle Fragen und Anweisungen, die beim Erstellen der automatisierten Vorlage definiert wurden (Abbildung 3, „Dialogfenster für automatisierte Vorlage“).	Abbildung 3. Dialogfenster für automatisierte Vorlage
Je nach Fragetyp oder Anweisung gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Fragen zu beantworten und den Anweisungen zu folgen:
Texteingabe – Geben Sie die Antwort auf die Frage oder Anweisung in das Eingabefeld ein (Abbildung 4, „Texteingabe-Frage“).	Abbildung 4. Texteingabe-Frage
Ja/Nein – Aktivieren oder deaktivieren Sie den Toggle-Button, um die Frage zu beantworten (Abbildung 5, „Ja/Nein-Frage“). Die Antwort kann auch als Kontrollkästchen angezeigt werden. In diesem Fall aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie mit Ja antworten möchten.	Abbildung 5. Ja/Nein-Frage
Bild – Fügen Sie ein Bild ein, das zur Frage oder Anweisung passt, indem Sie in das Feld klicken oder ein Bild per Drag & Drop einfügen (Abbildung 6, „Bild-Frage“).	Abbildung 6. Bild-Frage
Einfachauswahl – Wählen Sie die passendste Antwortmöglichkeit aus dem Drop-Down-Menü aus (Abbildung 7, „Einfachauswahl-Frage“).	Abbildung 7. Einfachauswahl-Frage
Mehrfachauswahl – Wählen Sie die passenden Antwortmöglichkeit aus dem Drop-Down-Menü aus (Abbildung 8, „Mehrfachauswahl-Frage“).	Abbildung 8. Mehrfachauswahl-Frage
Wenn es eine abhängige Frage oder Anweisung gibt, wird sie angezeigt, sobald die übergeordnete Frage beantwortet wurde.
Pflichtfragen sind mit einem Sternchen markiert.
Wenn eine als verbindlich definierte Frage oder Anweisung nicht beantwortet wurde, erscheint ein entsprechender Hinweis (Abbildung 9, „Fehlende Antwort“). Das Dokument kann erst erstellt werden, wenn alle Pflichtfragen und -anweisungen beantwortet wurden.	Abbildung 9. Fehlende Antwort
Wenn Sie alle Fragen und Anweisungen sorgfältig beantwortet haben, klicken Sie auf den Button Erstellen.
Überprüfen Sie das automatisch generierte Dokument, bevor Sie es speichern und verwenden.

Elemente auf Updates prüfen

Um Ihre ausgefüllte Vorlage auf aktualisierte Inhaltsbausteine und Bilder zu prüfen, klicken Sie auf die Option Elemente aktualisieren (Abbildung 10, „Option Elemente aktualisieren“).

Wenn Updates für veraltete Elemente verfügbar sind, öffnet sich ein Dialogfenster.

Bestätigen Sie, dass Sie diese Elemente aktualisieren möchten.

Abbildung 10. Option Elemente aktualisieren

Anmerkung

Inhaltsbausteine werden beim Erstellen des Dokuments nicht automatisch aktualisiert, und es erfolgt keine Update-Benachrichtigung für automatisierte Vorlagen.

Wie oben beschrieben, müssen Aktualisierungen manuell ausgelöst werden.

Automatisierte Vorlagen in Word verwenden

Anmerkung

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Elemente auf Updates prüfen

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