Allgemeine Informationen

Überblick

Der Sync dient zur Synchronisierung von Daten auf den einzelnen Clients. Die Synchronisierung kann sowohl automatisch (z. B. durch das Sync-Intervall) als auch manuell gestartet werden. Dieser Vorgang dient dazu, Daten auch offline verfügbar zu machen, sodass Sie auch offline mit empower® arbeiten können. Master-Vorlagen, der Design Check und die Suche in der Bibliothek funktionieren daher auch offline.

Folgende Daten werden synchronisiert:

1. Metadaten – z. B. Ordner, Benutzer, Corporate Design und Berechtigungen
2. Inhaltsdaten aus dem Backend – z. B. Präsentationen und MasterElemente, von denen auch die Inhaltsdaten synchronisiert werden, können auch offline eingefügt werden.

Benutzeroberfläche

Der empower® Sync lässt sich über das ausklappbare Menü in der Windows-Taskleiste aufrufen. Hier wird angezeigt, wann zuletzt synchronisiert wurde, wie viele Elemente und wie viele lokale Dateien in MB synchronisiert wurden (siehe Abb. 1).

Abb. 1: Sync-Ansicht

Zudem hat der oder die Nutzende verschiedene Optionen.

1. Bewegt man den Mauszeiger über die Zuletzt synchronisiert vor …-Anzeige, wird der genaue Zeitpunkt mit Datum und Uhrzeit angegeben, zu dem die letzte Synchronisierung stattgefunden hat.
2. Klickt man auf den Kreis mit Initialen, wird angezeigt, mit welchem Benutzer der oder die Nutzende angemeldet ist, und es gibt die Option, sich auszuloggen. Diese Option kann auch dazu dienen, Authentifizierungsprobleme zu lösen, indem eine erneute Anmeldung erzwungen wird.
3. Klickt man auf das Zahnrad oben rechts, öffnet sich eine Auswahl weiterer Aktionen.

Jetzt synchronisieren

Über den Button Jetzt synchronisieren kann der oder die Nutzende selbst manuell eine Synchronisierung veranlassen. Der Sync beginnt dann mit der Synchronisierung der Daten, die sich seit der letzten Synchronisierung geändert haben oder neu hinzugekommen sind, und zeigt währenddessen auch einen Prozessfortschritt an.

Der Button ist hilfreich, wenn einem oder einer Nutzenden bekannt ist, dass es eine Änderung auf dem Server gibt, er oder sie aber noch nicht darauf zugreifen kann, weil das Intervall zur nächsten automatischen Synchronisierung noch nicht erreicht ist.

Einstellungen

Klickt der oder die Nutzende auf das Zahnrad oben rechts im Sync, erscheint eine Auswahl weiterer Aktionen (siehe Abb. 2).

Abb. 2: Aktionen im Zahnrad-Menü

Sync zurücksetzen

Der Button Sync zurücksetzen löscht die zuvor synchronisierten Metadaten und leitet eine vollständige Synchronisierung ein.

Der Button ist hilfreich, wenn trotz Synchronisierung über das Intervall oder den Button Jetzt synchronisieren Probleme auftreten oder die Synchronisierung regelmäßig fehlschlägt.

Klickt der oder die Nutzende auf den Button Sync zurücksetzen, wird eine vollständige Synchronisierung gestartet. Hierbei wird auch die Anmeldung zurückgesetzt. Das bedeutet, dass durch Zurücksetzen des Syncs auch Probleme in Bezug auf Benutzerrechte behoben werden können.

Datencache löschen

Klickt der oder die Nutzende auf den Button Datencache löschen, wird zuerst eine Hinweis-Nachricht angezeigt (siehe Abb. 3). Hier muss erneut der Button Datencache löschen angeklickt werden, um den Vorgang zu starten.

Abb. 3: Hinweis-Nachricht zu Datencache löschen

Der Button Datencache löschen löscht nur den Cache mit lokal gespeicherten Inhaltsdaten und führt keine erneute Synchronisierung durch.

Der Button ist hilfreich, um nach mehreren Wochen oder Monaten, in denen mit empower® gearbeitet wurde, Festplattenspeicherplatz freizugeben.

Logs

Der Button Logs öffnet das Dateiverzeichnis mit den Log-Dateien zu den einzelnen Einheiten der empower® Suite. Der oder die Nutzende kann diese Logs an den Support weitergeben, der anhand dieser Dateien Ursachen für unerwartete Probleme ermitteln kann.

Lastenverteilung

Wenn zu viele Clients gleichzeitig versuchen, zu synchronisieren, kann es zu Lastspitzen auf dem Anwendungsserver kommen. Die Gründe dafür können verschieden sein. Beispiele hierfür sein:

• Morgendliche Anmeldung und gleichzeitige Synchronisierung vieler Clients
• Viele neue Mitarbeiter zum Monatsanfang und somit gleichzeitige Synchronisierung vieler neuer Clients
• Gleichzeitige (erzwungene) Synchronisierung vieler Clients nach einem Update

Während solcher Lastspitzen kann es vorkommen, dass der Anwendungsserver Anfragen von Clients nicht mehr schnell genug beantwortet. Trotz mehrfacher Anfragen eines Clients kann dies dazu führen, dass der Synchronisierungsvorgang auf den Clients abgebrochen wird. Diese versuchen nach ein paar Minuten, erneut zu synchronisieren. Somit entsteht ein Stau, da immer mehr Clients gleichzeitig synchronisieren möchten.

Um solche Überlastsituationen auf dem Anwendungsserver zu vermeiden, stimmt sich jeder Client vor dem Start eines Synchronisierungsvorgangs mit dem Backend ab. Das Backend genehmigt dabei nur eine adäquate Anzahl an parallellaufenden Synchronisierungsvorgängen. Sobald die maximal mögliche Anzahl paralleler Synchronisierungsvorgänge erreicht ist, verweigert das Backend weiteren anfragenden Clients die Synchronisierung und reiht sie in eine Warteschlage ein. Der Client weist die Nutzenden mittels einer entsprechenden Benachrichtigung auf der Benutzeroberfläche des Syncs darauf hin (siehe Abb. 4) und versucht, die Synchronisierung nach einer vorgegebenen Zeit erneut zu starten.

Abb. 4: Popup-Fenster bei Synchronisierungen

In Bezug auf ältere Clients wird ein kollaborativer Ansatz verfolgt. Ältere Clients können also noch synchronisieren, allerdings sind sie nicht mit dem Warteschlangen-Konzept kompatibel. Daher werden alle Synchronisierungsanfragen älterer Clients vom Backend akzeptiert.

Aktualisierungssymbol in der empower® Bibliothek

In PowerPoint gibt es zusätzlich zu den oben genannten Optionen die Möglichkeit, einzelne Ordner oder einen Ordner mitsamt seinen Unterordnern zu synchronisieren. Hierzu befindet sich in der Ansicht der empower® Bibliothek das Aktualisierungssymbol (siehe Abb. 4).

Abb. 4: Das Aktualisierungssymbol in der empower® Bibliothek

Klickt der oder die Nutzende auf dieses Aktualisierungssymbol, wird nur der betroffene Ordner mitsamt seinen Unterordnern synchronisiert.