Charts-Daten bearbeiten

Integrierte Excel®-Tabelle

Wie bei einem üblichen PowerPoint®-Diagramm können Sie die Daten eines Charts mithilfe einer im Chart eingebetteten Excel®-Tabelle bearbeiten.

Klicken Sie dazu auf den Aktionspunkt Daten editieren auf der Aktionsleiste oberhalb des ausgewählten Charts (Abbildung 5). Wie gewohnt öffnet sich die integrierte Excel®-Tabelle und Sie können die Daten bearbeiten, hinzufügen, entfernen sowie die jeweiligen Bereiche selektieren.

Dieses Excel®-Fenster wurde so entwickelt, dass es sehr schnell geladen werden kann, außerdem bietet es einfachen Zugriff auf Funktionen wie das Sortieren, Formatieren und Transponieren von Daten sowie das Einfügen und Löschen von Spalten in der Tabelle. Die Position und Größe dieses Excel®-Fensters wird gespeichert und beim erneuten Öffnen von Excel® wieder übernommen. Wenn Sie das Standard-Excel® öffnen möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf das Excel®-Symbol oben im Fenster klicken (1). Beim Bearbeiten von Diagrammdaten im Excel®-Fenster ist die Kopfzeile der Tabelle für neue Datendiagramme standardmäßig ausgeschaltet. Dies ermöglicht Ihnen, die erste Zeile als Datumsachse zu formatieren oder mit Formeln in der ersten Zeile zu arbeiten. Die Kopfzeile kann auch wieder eingeschaltet werden (2).

Sie können nun Daten bearbeiten, hinzufügen und entfernen. Der im Diagramm angezeigte Datenbereich wird durch die Größe der Tabelle bestimmt.

Darüber hinaus ist es möglich, die von den empower® charts Datenzeilen angezeigten Daten zeilenweise oder spaltenweise in der eingebetteten Excel®-Tabelle neu zu ordnen. Im externen Excel®-Fenster können Sie die Daten auf verschiedene Weise bearbeiten können:

• Zeilenreihenfolge umkehren (1)
• Spaltenreihenfolge umkehren (2)
• Zeilen/Spalten transponieren (3)
• Zeilen sortieren (4)
• Spalten sortieren (5)

Standardmäßig ist die anfängliche Sortieroption aufsteigend. Wenn Sie ein zweites Mal auf eine Schaltfläche klicken, wird die umgekehrte Aktion ausgeführt.

Bitte beachten Sie:

Soweit möglich, werden die in der Tabelle enthaltenen Formeln beibehalten. Die Optionen für transponieren und sortieren konvertieren alle in der Tabelle enthaltenen Formeln in Werte.

Während eines Kopier- oder Ausschneidevorgangs (Zelle enthält einen Auswahlrahmen) ist ein Einfügen von Zellen oder Spalten nicht möglich.

Externe Excel®-Daten

Neben der Nutzung integrierter Daten können Sie mithilfe von empower® charts auf externe Excel®-Datenquellen zurückgreifen. Klicken Sie hierzu unter dem Aktionspunkt Daten auf Excel Link. Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in dem Sie entweder Daten aus einer Excel®-Datei (lokal oder auf einem Netzlaufwerk) oder aus einer Excel®-Datei aus Ihrem SharePoint/OneDrive öffnen können.

Excel®-Dateien, die in SharePoint oder OneDrive gespeichert sind, aber lokal synchronisiert wurden, können lokal verlinkt werden. Dieser Modus nennt sich Hybrid-Modus. Er erhöht die Performance der Links und ermöglicht auch relative Pfade für Verlinkungen. Weiter können auch Online-verfügbare, verlinkte Dateien aus PowerPoint® heraus geöffnet werden. Außerdem ist die Funktion Verlinkungsquellen öffnen nun für alle Excel®-Dateien verfügbar.

Möchten Sie eine lokale Excel®-Datei öffnen, dann wählen Sie Lokale Datei öffnen. Sofern Sie bereits eine oder mehrere Excel®-Arbeitsmappen geöffnet haben, wird diese/werden diese Ihnen in der Liste angezeigt und Sie können die Dateien mit einem Klick öffnen. Sofern Sie auf keine der geöffneten Excel®-Arbeitsmappen zurückgreifen wollen (oder Sie keine geöffnet haben), klicken Sie auf Durchsuchen. Es öffnet sich nun der Windows Explorer, in dem Sie die gewünschte Datei auswählen können.

Um eine Excel®-Datei aus Ihrem SharePoint zu öffnen, wählen Sie die Option SharePoint URL öffnen aus. Fügen Sie nun in das Eingabefeld den Link zu der gewünschten Datei ein. Zum Kopieren des Links klicken Sie bitte im SharePoint rechts neben der Excel®-Datei auf den Button Menü öffnen (dies ist der Button mit drei Punkten; der Name kann je nach Version abweichen) und kopieren Sie den Link je nach Version unmittelbar aus dem sich öffnenden Menü oder klicken Sie zunächst auf Link kopieren. Nach dem Einfügen klicken Sie bitte auf den Button Link öffnen. Daraufhin wird eine Verbindung zu der ausgewählten Datei hergestellt. Dies kann gegebenenfalls eine kurze Zeit dauern und erfordert unter Umständen die Eingabe Ihrer SharePoint Anmeldedaten.

Eine MFA (Multifactor Authentication) wird in empower® charts ebenfalls unterstützt. Erstellen Sie einen Excel‑Link mit Daten aus einem MFA-geschützten SharePoint Speicherort, öffnet sich zunächst das Login-Fenster zur Eingabe Ihrer Anmeldedaten nach Auswahl und Öffnen der SharePoint URL.

empower® charts unterstützt sowohl SharePoint, lokale Dateien als auch Dateien, die sich auf OneDrive oder Microsoft Teams befinden. Es wird empfohlen, die Excel®-Datei zuerst zu öffnen und sie dann mit dem Diagramm zu verknüpfen (Lokal/Offene Dateien), da dies deutlich einfacher ist als den Link zu kopieren. Der Hybrid-Modus ermöglicht es nicht nur Online gespeicherte Dateien zu verlinken. Hierdurch wird das Arbeiten mit lokal abgespeicherten Dateien vereinfacht, da diese nicht erst hochgeladen werden müssen, um sie als Chart zu verarbeiten.

Sobald Sie eine Excel®-Arbeitsmappe öffnen, erscheint sie auf der rechten Seite. Wählen Sie nun den gewünschten Datenbereich innerhalb der Excel®-Tabelle aus, welchen Sie mithilfe eines Charts darstellen wollen; empower® charts. In der Excel®-Arbeitsmappe ist ein Fenster geöffnet, welches den ausgewählten Bereich anzeigt und in dem Sie diesen mit einem Klick auf OK bestätigen können.

Sie können nicht nur einen gesamten Bereich auswählen, sondern auch partielle Bereiche miteinander verbinden. So können Sie zum Beispiel bestimmte Spalten aus der Quelldatei von der Integration in das Chart ausschließen. Hierfür verwenden Sie Ihren Cursor um einen Bereich auszuwählen, halten dann Strg gedrückt und wählen einen weiteren Bereich aus. Auch hier bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf OK.

Nachdem Sie den gewünschten Datenbereich ausgewählt haben, sollten Sie direkt festlegen, ob Ihre Serien in der Excel®-Datei in Zeilen oder in Spalten vorliegen. Weiter können Sie definieren, ob die Daten dieser Verlinkung bei jedem Öffnen der PowerPoint®-Datei aktualisiert werden sollen und ob eine relative Verlinkung erstellt werden soll.

Um das Diagramm mit der Excel®-Tabelle zu verknüpfen, klicken Sie erneut auf OK. Die Daten der Excel®-Arbeitsmappe sollten nun im Chart angezeigt werden.

Alternativ können Excel-Links auch aus Excel® heraus erstellt werden. Hierfür gibt es Ribbon-Buttons in Excel® auf dem Einfügen-Tab.

Es kann dabei sowohl ein neues als auch ein bestehendes PPT-Zielobjekt verlinkt werden. Auch native PPT-Charts können als Ziel dienen und werden bei der Verlinkung direkt konvertiert.

Um einen Link zu einem PPT-Objekt zu erstellen, klicken Sie einfach auf Link zu PPT-Objekt und markieren Sie das gewünschte Objekt in Powerpoint®.

empower® erkennt hierbei automatisch anhand der Datenauswahl in der Excel®-Datei, ob ein Chart oder ausschließelich eine Tabelle oder auch Text verlinkt werden kann.

Wenn Sie ein Daten-Chart per Excel-Link auf ein Excel®-Tabellen-Objekt verlinkt haben, wächst und schrumpft der verlinkte Datenbereich und damit auch die Chart-Darstellung automatisch mit, wenn die verlinkte Excel®-Tabelle größer oder kleiner wird. Wenn in verlinkten Excel®-Dateien Zeilen/Spalten versteckt sind, werden diese versteckt nach PPT übertragen. So stehen diese Daten beim Brechen eines Links noch zur Verfügung.

Zusätzliche Excel®-Link-Optionen 

Mit Hilfe von empower® charts können neben Daten-Charts auch Tabellen und Textboxen sowie einzelne Wörter oder längere Textpassagen mit Excel®-Dateien verlinkt werden. Hierdurch lassen sich ganze Berichte mit Excel®-Dateien verknüpfen. Hierbei wird grundsätzlich die gleiche Vorgehensweise wie bei Daten-Charts durchlaufen.

Um eine Tabelle mit einer Excel®-Datei zu verknüpfen, selektieren sie diese und wählen Sie im Ribbon dann Excel‑Link und anschließend Excel‑Link erstellen um eine Verlinkung zwischen Ihrer PowerPoint®-Tabelle und einer Excel®-Datei zu erstellen.

Hier wird sich, wie bei der Verlinkung von Charts, ein neues Fenster öffnen, wo Sie eine Excel®-Datei (lokal oder auf einem Netzlaufwerk) oder aus einer Excel®-Datei aus Ihrem SharePoint/OneDrive auswählen können.

Die ausgewählte Excel®-Datei wird geöffnet und angezeigt. Sie haben dann die Möglichkeit den Zellbereich auszuwählen, der mit der PowerPoint®-Tabelle verknüpft werden soll. Auch hier haben Sie auch die Möglichkeit partielle Bereiche miteinander zu verbinden und bestimmte Spalten auszuschließen.

Bei der Verlinkung von Tabellen können optional Formatierungen (Text-Farbe, Zell-Füllfarbe) übernommen werden. Hierzu können Sie einfach mit einem Rechtsklick oder über Excel-Link auf die Option Excel-Link erstellen (Tabelle) klicken. Sobald die Datei verknüpft ist, können Sie die Farben aus Excel® übernehmen.

Bitte beachten Sie:

Haben Zellen in der Excel®-Datei keine Hintergrundfarbe (transparent oder Weiß) wird die Hintergrundfarbe von dem Tabellendesign aus PowerPoint® übernommen. In diesem Fall wird die Text-Farbe aus Excel® nicht übernommen.

Bitte beachten Sie:

Die Breite der PPT-Tabelle bleibt auch nach einer Verlinkung identisch. Es werden ggf. Spalten ergänzt oder entfernt. Die Spaltenbreiten können Sie dann selbst bestimmen. Wenn erforderlich werden Zeilen ergänzt oder entfernt, hierdurch verändert sich ggf. die Höhe der Tabelle.

Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit, neben Tabellen, beliebige Textboxen sowie einzelne Wörter oder Textpassagen mit Excel®-Dateien zu verlinken.

Hierzu können Sie dieselbe Vorgehensweise wie bei Tabellen anwenden und so beispielsweise einen Titel-Platzhalter mit einer Excel®-Zelle verlinken.

Um einzelne Wörter oder längere Textpassagen zu verlinken, können Sie den gewünschten Bereich markieren und mit einem Rechtsklick oder über Excel-Link auf Excel-Link erstellen (Text) klicken.

Verlinkte Texboxen, Texte und Tabellen haben rechts Hover-Icons, um das Objekt zu aktualisieren, den Link zu bearbeiten, die Quelle zu Öffnen und den Link zu löschen.

Im Excel‑Link Manager können Sie bei der Verlinkung von Tabellen und Texten das gewünschte Dezimaltrennzeichen und das Tausendertrennzeichen fest definieren. Hierzu können Sie einfach auf den Excel‑Link Manager klicken und über die Trennzeichen-Einstellungen die Trennzeichen Manuell umstellen, sodass diese abweichend von der Excel®-Tabelle dargestellt werden. Sofern Automatisch eingestellt ist, werden die Einstellungen aus Excel® übernommen.

Daten automatisch beim Öffnen aktualisieren

Haben Sie ein Chart mit einer externen Datenquelle verknüpft, können Sie einstellen, ob sich das Chart (bzw. die dahinterliegenden Daten) beim Öffnen der Präsentation aktualisieren soll oder nicht. Betätigen Sie entsprechend den Schalter Aktualisiere Daten automatisch beim Öffnen indem Sie diesen auf Nein oder Ja stellen.

Relative Pfade verwenden

Haben Sie ein Chart mit einer externen Datenquelle verknüpft, können Sie einstellen, ob Sie die Funktion Relative Pfade nutzen wollen. Anstelle eines festen Pfades berücksichtigt diese Einstellung den relativen Pfad der entsprechenden PowerPoint®- und Excel®-Datei. Wenn Sie bspw. eine PowerPoint®- und eine Excel®-Datei (die Charts in der PPT Datei sind mit der Excel®-Datei verknüpft) per E-Mail an eine Kollegin schicken wollen, kann die Kollegin beide Dateien lokal speichern. Obwohl nun der Verknüpfungspfad des Charts auf einen für die Kollegin nicht zugänglichen Pfad verweist, kann eine Verbindung zu den Excel®-Daten aufgrund der relativen Verknüpfung hergestellt werden. Vorausgesetzt ist allerdings, dass die Dateien relativ im gleichen Verhältnis zueinander abgelegt werden. Wenn sich also beispielsweise die Ursprungdateien in dem gleichen Ordner befinden, ist es notwendig, dass die Dateien ebenfalls lokal in dem gleichen Ordner abgespeichert werden.

Bitte beachten Sie:

Wenn Sie die Funktion Relative Pfade aktivieren, muss darauf geachtet werden, dass sich die angezeigte Pfadangabe nicht ändert.

Excel Link Manager

Sofern Sie mehrere externe Excel®-Verknüpfungen in Ihrer Präsentation benutzen, können Sie zum Verwalten der Links den Excel‑Link Manager über die Funktion Excel‑Link nutzen, welche sich in der PowerPoint®-Menüleiste im Bereich empower® charts befindet.

Haben Sie den Excel Link Manager geöffnet, sehen Sie eine Übersicht über alle mit Excel®-Dateien verknüpften Elemente in Ihrer Präsentation.

Auf der linken Seite wird angezeigt, auf welcher Folie sich die Verknüpfung befindet. Sie sehen den Speicherort der Ursprungsdatei und können diese einfach mit einem Klick auf den Pfad öffnen. Indem Sie mehrere oder alle Einträge markieren, können Sie die ausgewählten Elemente auf einmal aktualisieren oder Ihre Verknüpfungen löschen.

Zudem können Sie die Ursprungsdatei für einzelne oder mehrere Verknüpfungen gleichzeitig austauschen. Dazu selektieren Sie einfach die entsprechenden Verknüpfungen und klicken auf Link bearbeiten. Hier bietet sich Ihnen die Möglichkeit, Links die auf eine bestimmte Datei zeigen, direkt auf eine andere Datei umzubiegen, wenn diese die gleiche Struktur besitzt. Wählen Sie hierfür einfach die gewünschte Datei aus.

Zur Erhaltung der Konsistenz gibt es auf dem neuen Excel‑Link Manager die Funktion Präsentation erneut einlesen. Dadurch bietet sich Ihnen die Möglichkeit, die aktuell geöffnete Präsentation auf bestehende Links zu überprüfen und zeigt z. B. alle verlinkten Objekte inkl. Skizze ihrer Position auf der jeweiligen Folie an.

Dies ist zum Beispiel relevant, falls die Präsentation zwischenzeitlich ohne empower® charts bearbeitet wurde.

Je nach Art der verlinkten Quelle, werden unterschiedliche Icons im Excel-Link Manager angezeigt.