Aufbau Ordnerstruktur Best Practice

Wie in Kapitel 3 beschrieben umfasst das Folienmanagement neben der Vergabe von Berechtigungen auch das Anlegen einer, für Ihr Unternehmen sinnvollen, Ordnerstruktur und die zentrale Pflege der Inhalte in empower®. Nur so kann garantiert werden, dass alle Mitarbeiter stets mit den aktuellsten Inhalten arbeiten und die Vorteile von empower® optimal genutzt werden können.

Bevor Sie eine Ordnerstruktur für Ihre Unternehmensbibliothek anlegen, sollten Sie sich also Gedanken machen, wie die Inhalte, die Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen wollen, sinnvoll gegliedert werden können. Generell empfehlen wir einen zentralen Folienpool anzulegen, in dem einzelne Folien abgelegt werden, die bereits fertig gestaltet und zur Verwendung freigegeben sind. Diese Folien können in verschiedenen Ordnern je nach Themengebiet gegliedert und in der Unternehmensbibliothek hinterlegt werden. Die Inhalte aller Folien im Folienpool sollten nur zentral angepasst werden. Auf diese Weise garantieren Sie, dass die Folien jederzeit aktuell und CD-konform sind. Hierzu sollten Sie die Administratorrechte für diese Ordner bei einem kleinen Team bündeln, das für die Pflege der Folien zuständig ist.

In weiteren Ordnern können dann Präsentationen zur Verfügung gestellt werden, die aus den Folien des Folienpools zusammengestellt sind. So wird sichergestellt, dass auch die Inhalte der Präsentationen zentral gepflegt werden und immer aktuell sind. Dies funktioniert wie folgt: Sobald eine Folie aus dem Pool, die auch in einer Präsentation verwendet wird, zentral angepasst wurde, erscheint beim Öffnen der Präsentation eine Updatemeldung. empower® informiert Sie darüber, dass eine Folie der Präsentation nicht mehr aktuell ist und gibt Ihnen die Möglichkeit diese zu aktualisieren.